FLAVEFLAVE
DE EN
Kontakt
← Alle Module
Modul 03Check-in & Besuchermanagement

Strukturierter Empfang. Klare Orientierung.

Der Check-in ist der erste persönliche Moment eines Events und stellt die Weichen für den weiteren Verlauf. Er sorgt für einen reibungslosen Start und schafft die Grundlage dafür, dass Besucher:innen ihre Zeit und Aufmerksamkeit auf das Erlebnis selbst richten können.

FLAVE sorgt für einen reibungslosen Check-in

01 Digitale Check-in-Lösung mit Einlass- und Ticketvalidierung
02 Badge-Druck/NFC-Verknüpfung/Smart Wearables
03 Hardware über Handhelds bis hin zur Self-Check-in Station
04 Bereichsmanagement (Anwesenheit, Zutritt)
01

Wenn Check-in mehr ist als Einlass, entsteht Orientierung und Raum für Begegnung.

FLAVE denkt Check-in und Besuchermanagement nicht als Einzelmaßnahmen, sondern als integralen Prozess innerhalb der Eventlogik. Auf Basis bestehender Abläufe, Rollen, Besuchergruppen und Besonderheiten werden die Check-in- und Besuchermanagement-Prozesse gemeinsam mit Kund:innen definiert und technisch abgebildet. So entstehen strukturierte Abläufe – vom ersten Kontaktpunkt über Bereiche, Workshops und Seating bis hin zu Service- und Kommunikationsprozessen.

02

Ideal für

—Veranstaltungen mit Ticket- oder Akkreditierungslogiken
—Events mit mehreren Besuchergruppen und Zugangsbereichen
—Formate mit hohem und/oder gleichzeitigem Besucheraufkommen
—Setups mit automatisiertem Badge-Druck beim Check-in
—Veranstaltungen mit Zutrittskontrolle und Anwesenheitserfassung
—Szenarien mit laufendem Check-in und dynamischer Platzvergabe
03

Benefits

01 Klare Orientierung über das gesamte Event hinweg Strukturierte Abläufe vom ersten Kontaktpunkt bis zu Bereichen, Workshops und Side-Events.
02 Differenzierte Steuerung von Besuchergruppen und Zugängen Zutritte, Berechtigungen und Anwesenheiten klar geregelt – z. B. für VIP, Presse, Speaker oder Teilnehmer:innen.
03 Reibungsloser Start auch bei komplexen Eventstrukturen Mehrere Eingänge, parallele Programmpunkte und hohe Besucherfrequenz sicher im Griff.
04 Nahtlose Verknüpfung von Check-in, Bereichen und Seating Sitzplätze, Räume und Workshops sind logisch angebunden und eindeutig zugeordnet.
05 Aktive Steuerung während des laufenden Events Übersicht über Anwesenheiten, Kapazitäten, Wartelisten und No-Shows in Echtzeit
06 Gezielte Service- und Kommunikationsprozesse Ereignisbasierte Benachrichtigungen und abgestimmte Abläufe für besondere Gäste oder Situationen.
07 Mehr Raum für Begegnung und Inhalte Klare Prozesse im Hintergrund entlasten Teams und Besucher:innen.
08 Verlässliche Datenbasis für Auswertungen und Nachweise Grundlage für Reportings, Anwesenheitsbestätigungen und Zertifikate.
04

Auf einen Blick

Individuell anpassbar
—Unterschiedliche Check-in-Set-ups je nach Eventstruktur
—Zentrale oder verteilte Check-in-Punkte
—Rollen- & berechtigungsbasierte Abläufe
—Anpassbar an Eventtage, Bereiche & Side-Events
Geeignet für
—Events mit mehreren Eingängen & Besucherströmen
—VIP-, Presse-, Speaker- & Teilnehmer:innen-Handling
—Workshops, Vorträge & Sitzplatzformate
—Ein- oder mehrtägige Events sowie Eventreihen
Ermöglicht
—Einheitliche Abläufe über alle Check-in-Punkte hinweg
—Kombination unterschiedlicher Check-in-Settings
—Steuerung von Anwesenheiten & Kapazitäten
—Zentrale Datenbasis für Auswertung & Nachweise
05

Check-in-Szenarien in der Praxis

Stationärer Check-in mit Badge-Druck
—Check-in-Setup mit Laptop und Drucker
—Check-in über Ticket oder Einladung (digital oder ausgedruckt)
—Identifikation per QR-Code oder Namensangabe
—Neuregistrierung von Gästen vor Ort möglich
—Personalisierter Badge-Druck direkt beim Check-in
Rascher Check-in per Handheld
—Mobiles Check-in-Setup mit Handhelds
—Ticket-Scan per QR-Code zur reinen Ticketvalidierung
—Geeignet für Events ohne Akkreditierung oder Badge-Druck
—Schneller Einlass bei hohem Besucheraufkommen
—Ergänzender Helpdesk für Sonderfälle wie vergessene Tickets oder Namenssuche
Self-Check-in-Stationen (Self-Service)
—Self-Check mit FLAVE-Stationen
—Identifikation über Ticket & QR-Code
—Automatisierter Badge-Druck direkt an der Station
—Einsatz meist in Kombination mit betreutem Check-in
—Entlastung des Personals bei Stoßzeiten
Check-in bei Bereichen & Programmpunkten
—Stationäres oder mobiles Check-in-Setup bei Bereichen wie VIP, Presse oder Empfang
—Check-in bei Workshops oder Programmpunkten mit Anmeldung
—Scan von Badges oder NFC-Armbändern durch das Personal
—Optional ergänzend: kompakte FLAVE Stelen als stationäre Scanpunkte
Anonymisierte Zählung & Zutrittskontrolle
—Anonymisierte Erfassung von Zutritten
—Zählung von Ein- & Austritten ohne personenbezogene Daten
—Echtzeit-Übersicht über aktuelle Personenanzahlen je Bereich oder Event
—Einsatz bei Bereichen oder Events mit Personenanzahlbeschränkungen
—Umsetzung über die FLAVE Clicker-Anwendung mit Handhelds
Kombination der Setups
—Gleichzeitiger Einsatz mehrerer Check-in-Szenarien
—Parallele Nutzung an unterschiedlichen Orten innerhalb eines Events
—Zusammenführung aller Check-ins in einem System
—Einheitlicher Abgleich von Anmeldungen, Wartelisten & Anwesenheiten
—Flexible Anpassung an Ablauf, Besucherströme & Eventstruktur
06

Funktionen und Features im Überblick

FLAVE setzt Ihren Check-in Prozess um und denkt ihn weiter. Badges mit QR-Codes oder NFC-Funktion sowie (Smart)Wearables, die für die Identifikation, aber auch für die Interaktion einsetzbar sind. Ausgaben von Give-Aways, Verwaltung von (VIP)Bereichen, Anwesenheitserfassung für beispielsweise CME-Punkte – dies und vieles mehr integrieren wir für Sie.

Software-seitig
—Nahtlose Integration der FLAVE-Module
—Nahtlose Einbindung von kundeneigenen und Fremd-Systemen
—Automatisierte Badge- und Zertifikatsausstellung
—Live Datenerfassung der Gäste
—Check und Abgleich der Besucherkapazität
—Maßgeschneiderte Verleih-und Ausgabe-Apps
—Clicker-App für anonyme Besucherzahl-Erfassung
—Steuerung und Kontrolle mehrerer Eingangsbereiche
—Automatisierte (SMS)Benachrichtigungen bei Ankunft VIP-Gäste
—Anwesenheitserfassung für Workshops (CME-Punkte)
Hardware-seitig
—Handhelds für einen raschen Check-in
—Handhelds für Clicker-App zur Anzahl-Erfassung
—Handhelds für Verleih-App
—Check-in Station mit PC für Anmeldung/Registrierung
—Vorrichtungen Badge-Druck für automatisierten Ausdruck
—Self-Check-in Station mit Badge-Druck-Möglichkeit
—Event-Armbänder in verschiedenen Materialien
—vorgedruckte Papier-Badges
—leere Papier-Badges für Volldruck und Personalisierung
—Integrierte NFC/QR Funktionen bei Wearables (Badges, Armbänder…)

Mit FLAVE verbinden Sie leistungsstarke Software und moderne Hardware für ein effizientes und sicheres Veranstaltungsmanagement. Fremdsoftware lässt sich nahtlos integrieren, und wir steigen flexibel an jedem Punkt Ihrer Prozesse ein.

Wir sorgen mit einem gelungenen Check-in für einen guten Start in Ihr Event!

07

Systemeinbettung & Integration

Systemeinbettung & Integration
—Einsatz als eigenständige Lösung oder im Zusammenspiel mit weiteren FLAVE Modulen
—Vorbereitung und Konfiguration auf Basis bestehender Kundenprozesse
—Anbindung an bestehende Kundensysteme und Fremdtools möglich
—Optional mit Vor-Ort Support durch FLAVE
Daten & Zusammenführung
—Zentrale Erfassung aller Check-ins innerhalb eines Events
—Zusammenführung von Daten aus unterschiedlichen Check-in-Szenarien
—Zusammenführung von Daten aus FLAVE Modulen & angebundenen Fremdsystemen
—Einheitliche Übersicht über Anwesenheiten, Zutritte und Kapazitäten
—Grundlage für Auswertungen, Nachweise und Weiterverarbeitung
08

FLAVE-Erweiterungen & Add-ons

Lösungen
—Einladungs- & Teilnehmermanagement
—Ticketing-Lösungen
—Leadmanagement & Interaktion
—Event Cockpit / Navigator
Hardware & Medien
—FLAVE Self-Check-in Station
—FLAVE Business Badge
—FLAVE Event Handhelds
—FLAVE Event Clicker

FLAVE verbindet Check-in-Szenarien und Daten zu einem steuerbaren Eventbetrieb – mit klaren Abläufen vor Ort und einer belastbaren Grundlage für Auswertung, Nachweise und Entscheidungen.

FLAVE – Ihre Events. Digital begleitet.

Interessieren Sie sich für unsere Angebote?

Jetzt unverbindlich anfragen