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Modul 11Roadshows & Mobile Messen
Eventstopps zentral planen und steuern
Roadshows und mobile Messen ermöglichen persönlichen Austausch, regionale Nähe und eine gezielte Ansprache unterschiedlicher Zielgruppen. Gleichzeitig steigt mit jedem zusätzlichen Stopp der organisatorische Aufwand: Anmeldungen, Zeitfenster, Aussteller:innen-Abstimmungen, Mehrsprachigkeit und Auswertungen müssen über mehrere Standorte hinweg koordiniert werden.
01
Mehrere Stopps zentral geplant & gesteuert
02
Daten wiederverwenden statt neu erfassen
03
Mehrsprachig, lokale Gegebenheiten je Stopp
04
Konsolidierte Auswertung der ganzen Tour
01
Strukturierte Umsetzung komplexer Roadshows – prozessorientiert, skalierbar und entlang Ihrer Anforderungen.
FLAVE unterstützt Roadshows als zusammenhängende Eventreihen – mit klaren Prozessen, wiederverwendbaren Daten und einer zentralen Struktur, die auch bei wachsenden Anforderungen übersichtlich bleibt.
02
Ideal für
—Roadshows und Tourformate mit mehreren Stopps
—Mobile Messen mit internen oder externen Aussteller:innen
—Wiederkehrende Eventreihen und mehrjährige Formate
—Beratungsintensive Produkte und Dienstleistungen
—Nationale und internationale Veranstaltungen
03
Benefits
01
Zentrale Steuerung komplexer Eventreihen
Alle Stopps werden in einer gemeinsamen Struktur geplant und verwaltet.
02
Wiederverwendbare Daten über mehrere Touren hinweg
Bestehende Teilnehmer:innen- und Organisationsdaten werden ergänzt statt neu erfasst.
03
Einfache Abläufe für Teilnehmende
Anmeldung, Buchung und Check-in folgen einer klaren, wiedererkennbaren Logik.
04
Operative Entlastung für Aussteller:innen
Organisatorische Abfragen und Kontaktinformationen werden strukturiert erfasst.
05
Berücksichtigung lokaler Gegebenheiten je Stopp
Unterschiedliche Rahmenbedingungen fließen gezielt in die Planung ein.
06
Flexibel erweiterbar bei wachsenden Anforderungen
Roadshows können schlank starten und bei Bedarf ausgebaut werden.
07
Einheitliche Struktur trotz Vielfalt
Konsistenz im Ablauf – ohne lokale Besonderheiten zu glätten.
08
Verlässliche Grundlage für Auswertung und Weiterentwicklung
Konsolidierte Daten unterstützen Planung und zukünftige Entscheidungen.
04
Auf einen Blick
Individuell anpassbar
—Stopps, Zeitfenster und Buchungslogiken
—Anmeldeprozesse und Datenfelder
—Berücksichtigung lokaler Anforderungen je Stopp
—Mehrsprachige Umsetzung
—Rollen und Berechtigungen
Geeignet für
—Schlanke Setups ebenso wie komplexe Touren
—Wiederkehrende und mehrjährige Eventreihen
—Onsite-, Online- und Hybrid-Formate
—Unterschiedliche Zielgruppen und Regionen
—Nationale und internationale Roadshows
Sorgt für
—Übersicht und Struktur bei komplexen Eventreihen
—Reibungslose Abläufe über alle Stopps hinweg
—Einheitliche Kommunikation mit allen Beteiligten
—Klare Planungssicherheit für alle Beteiligten
—Nachvollziehbare Abläufe über die gesamte Tour
05
Anmeldungs- und Teilnehmermanagement
Steuerung, Überblick & Weiterentwicklung
—Zentrale Verwaltung aller Stopps und Eventreihen
—Einheitliche Anmelde- und Buchungslogiken über alle Standorte hinweg
—Kapazitäts- und Kontingentmanagement je Stopp, Zeitfenster oder Kategorie
—Berücksichtigung lokaler Gegebenheiten bei der Stopps-Definition
—Mehrsprachige Kommunikation und Prozesse
—Echtzeit-Übersicht zu Anmeldungen, Anwesenheit und Auslastung
—Konsolidierte Auswertungen über einzelne Stopps und gesamte Touren
—Grundlage für datenbasierte Entscheidungen und Weiterentwicklung von Eventformaten
Orientierung, Einfachheit & Wiedererkennung
—Komfortable Anmeldung mit klarer Buchung von Stopps und Zeitfenstern
—Vorausfüllung bei erneuter Teilnahme
—Einheitliche Kommunikation vor, während und nach der Roadshow
—Schneller, kontaktloser Check-in vor Ort
—Optional: digitale Begleitung mit Informationen und Interaktion
—Konsistenter Ablauf – auch bei wechselnden Locations
Strukturierte Vorbereitung & Nachbereitung
—Digitale Erfassung von Kontakten vor Ort – zentral oder dezentral
—Klare Zuordnung von Kontakten zu Stopps, Themen oder Abteilungen
—Integration organisatorischer Abfragen (z. B. Equipment, Platzbedarf, Zusatzleistungen)
—Einheitliche Datenbasis für Follow-ups und Nachberichte
—Reduzierung manueller Abstimmungen und Einzellösungen
—Vergleichbarkeit von Ergebnissen über mehrere Stopps hinweg
Interaktion, Datenanreicherung & Leadmanagement
—Digitalisierter Kontaktdaten-Austausch zwischen Ausstellenden und Teilnehmenden
—Umfragen, Votings und Feedback
—Interaktion entlang der Agenda mit Push-Informationen
—Gamification-Elemente und Challenges
—Foto-, Selfie- oder Word-Cloud-Aktionen
—Networking- und Matchmaking-Funktionen
—Qualitative Teilnehmer:innen-Profile auf Basis von Interaktionen
06
System, Betrieb & Sicherheit
Webbasierte Anwendung & Zugriff
—Browserbasierte Lösung (Chrome, Edge, Firefox, Safari)
—Optimiert für Desktop, Tablet & Smartphone
—Keine App-Installation erforderlich
—Standort-Unabhängiger Zugriff bei Internetanbindung
—Echtzeit-Datenverarbeitung während aller Eventphasen
Anmeldung & Zugangslogiken
—Flexible Anmeldeprozesse je nach Roadshow-Setup
—Gastbuchung oder Kundenkonto möglich
—Personalisierte Einladungs-E-Mails mit individuellem Zugangslink
—Vorab-Befüllung bekannter Daten bei wiederholter Teilnahme
—Anbindung an kundeneigene Systeme
Daten, Sicherheit & Rechte
—DSGVO-konforme Erhebung, Verarbeitung & Speicherung aller Daten
—Klare Trennung von Teilnehmer:innen-, Organisations- und Eventdaten
—Differenzierte Rollen- & Rechtekonzepte
—Zugriffsbeschränkungen je nach Verantwortung
—Nachvollziehbare Datenhistorie über alle Stopps hinweg
Backend, Integration & Skalierbarkeit
—Zentrales Backend für gesamte Roadshows und Eventreihen
—Anlage beliebig vieler Stopps, Sub-Events und Zeitfenster
—Import & Export von Daten (z. B. Excel, CSV, XLS)
—Schnittstellen zu CRM- und kundeneigenen Systemen
—Erweiterbar bei wachsenden organisatorischen Anforderungen
07
FLAVE-Erweiterungen & Add-ons
Lösungen
—Check-in und Besuchermanagement
—Leadmanagement & Interaktion
—Event Cockpit /Navigator
Hardware & Medien
—FLAVE Check-in Setups
—FLAVE Business Badge
—FLAVE Event Handhelds
FLAVE bildet Roadshows entlang kundendefinierter Prozesse ab – von der Einladung und Anmeldung über den Vor-Ort-Ablauf bis zur Nachbereitung. Als Teil der FLAVE Eventplattform lassen sich diese Prozesse flexibel beispielsweise mit Check-in, Leadmanagement und geeigneter Miet-Hardware kombinieren.
FLAVE – Ihre Events. Digital begleitet.