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Modul 01Einladungs- & Teilnehmermanagement
Herzstück
Komplexe Teilnehmerstrukturen gezielt steuern
Einladungs- und Teilnehmermanagement beeinflusst maßgeblich, wie wirkungsvoll Events als Marketing- und Kommunikationsinstrument eingesetzt werden können. Struktur, Steuerbarkeit und Datenqualität sind dabei entscheidend.
Von Einladungen bis Tickets – Maßgeschneidert in Ihre Prozesse integriert!
01
Differenziertes Einladungsmanagement
02
Flexible Lösungen für Ticketing, Seating und Co
03
Nahtlose Integration in Kundenprozesse
04
Data Enrichment und Beitrag zur Business Intelligence
01
Maßgeschneiderte Prozesslogik – digital, integriert und medienbruchfrei umgesetzt.
Wenn Prozesse, Daten und Zielgruppen nicht sauber zusammenspielen, entstehen unnötige Abstimmungen – und Events bleiben in ihrer Wirkung und Nutzbarkeit eingeschränkt. FLAVE schafft dafür eine integrierte Grundlage: Zielgruppen, Prozesse und Daten werden so zusammengeführt, dass Events planbar, steuerbar und strategisch nutzbar werden – als Teil bestehender Unternehmens- und Organisationsstrukturen.
02
Ideal für
—Events mit hohem Organisationsaufwand
—Klare Rollen-, Rechte- und Zielgruppenlogiken
—Maßgeschneiderte Eventtools für Unternehmen
—Integration in bestehende Systemlandschaften
—Anbindung externer Tools und kundeneigener Lösungen
—Modulare Abbildung von Eventprozessen
—Durchgängige User Journeys ohne Medienbrüche
—Onsite-, Online- und Hybridformate
03
Benefits
01
Vollständig White-Label-fähig
Einladungen, Anmeldeseiten und Kommunikation im eigenen Look & Feel.
02
Abbildung individueller Organisationsprozesse
Prozesslogiken orientieren sich an internen Abläufen und Zuständigkeiten.
03
Differenzierte Ansprache nach Event- und Zielgruppen
Zielgruppen, Rollen und Berechtigungen innerhalb eines Events klar steuerbar.
04
Modulare Nutzung entlang der Eventprozesse
Medienbruch-frei – für komplette Event-Journeys oder punktuellen Einsatz.
05
Nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaften
Anbindung an CRM, interne Tools und externe Anwendungen.
06
Zentrale Datenbasis mit klarer Struktur
Einheitliche, aktuelle Teilnehmerdaten über alle Eventphasen hinweg.
07
Hoher Automatisierungsgrad bei voller Kontrolle
Standardisierung, wo sie entlastet, Steuerung, wo sie notwendig ist.
08
Skalierbar für wachsende Anforderungen
Für Einzelveranstaltungen ebenso wie für komplexe Eventstrukturen.
09
Planbare Kosten ohne nutzungsabhängige Gebühren
Keine variablen Gebühren pro Teilnehmenden u.Ä.
10
Persönliche Betreuung mit klaren Zuständigkeiten
Feste Ansprechperson über den gesamten Projektverlauf.
04
Auf einen Blick
Sorgt für
—Struktur und Übersicht bei komplexen Eventprozessen
—Klare Steuerung von Zielgruppen und Berechtigungen
—Planungssicherheit für Veranstalter und Teams
Ermöglicht
—Differenzierte Ansprache entlang der Event-Journey
—Modulare Nutzung einzelner Prozessschritte
—Nahtlose Integration bestehender Systeme
Schafft
—Zentrale, strukturierte Daten als Entscheidungsgrundlage
—Medienbruchfreie User Journeys für Teilnehmende
—Nachhaltige Nutzung über einzelne Events hinaus
05
Einladung & Anmeldung
Struktur & Steuerung
—Differenzierte Zielgruppen, Rollen und Berechtigungen
—Mehrstufige Einladungs- und Anmeldeprozesse
—Status- und Freigabelogiken
—Kapazitäts- und Kontingentmanagement
—Echtzeit-Übersicht über Teilnehmerstatus
—Steuerung mehrerer Events und Sub-Events
Differenzierte Ansprache & Kommunikation
—Personalisierte Einladungen und Bestätigungen
—Unterschiedliche Anmeldewege
—Automatisierte Reminder und Updates
—Flexible Integration von Sprachen
—Personalisierte Inhalte und Downloads
—Flexible E-Mail-Templates im eigenen Design
Datenbasierte Auswertung & Datenanreicherung
—Zentrale, strukturierte Datenbasis
—Echtzeit-Daten für laufende Steuerung
—Daten-Anreicherung entlang der gesamten Journey
—Auswertungen nach Bedarf für nachhaltige Leads
—No-Show- und Kapazitätsanalysen
—Nahtlose Übergabe der Daten in bestehende Systeme
Integration & Modularität
—Vollständig White-Label-fähige Umsetzung
—Integration in bestehende Systemlandschaften
—Anbindung externer Tools und interner Lösungen
—Kombination mit weiteren FLAVE-Lösungen
—Schnittstellen zu CRM- und Drittsystemen
—Erweiterbar mit wachsenden Anforderungen
06
Funktionen und Features
Mit dem richtigen digitalen Einladungsmanagement begeistern Sie Ihre Gäste und erhöhen die Effizienz im Unternehmen. Gleichzeitig schaffen Sie eine Grundlage für die Weiterentwicklung Ihrer Business Intelligence – mit neuen Einblicken und wertvollen Daten.
—Nahtlose Übernahme der Gästedaten
—Segmentierung und Kategorisierung von Empfängerlisten
—Individuell gestaltbare Einladungen/differenzierte Ansprache
—Automatisierter E-Mail-Versand mit Wunschdomain
—Antwort- und Reminder-Management
—Gästelisten-Management
—Komplett individualisierbare White-Label-Lösung
—Multi-Event-Management für Roadshows u.Ä.
—Event-Landingpages und komplexe Anmeldeseiten
—Unbegrenzte Mehrsprachigkeit
—Kalendereinträge und Wallet-Einträge
—Kontingentmanagement und Wartelisten-Funktionen
—Automatisierter Ticketversand
—Ticket-Shops mit Payment-Integration
—Hochpersonalisierte Follow-Up-Kommunikation
—Durchgängige Customer-Journey zur Markenstärkung
—Multi-Channel-Kommunikation
—Maßgeschneiderte Integration in Kundenprozesse
—Einbindung von kundeneigenen Tools und Lösungen
—Barcode- und QR-Erstellung
—Schärfung von Kundenprofilen
—Basis für Check-in und Teilnehmer-Management vor Ort
Unser maßgeschneidertes FLAVE-Einladungsmanagement integriert sich nahtlos in Ihre Prozesse und bildet das Herzstück für den erfolgreichen Einsatz von Events als Marketing-Instrument. Es schafft die ideale Basis für eine datengesteuerte Strategie und leistet einen wertvollen Beitrag zur Steigerung Ihrer Business Intelligence – und das Beste:
Die technische Komplexität übernehmen wir für Sie. Sie haben die Wünsche, wir setzen sie um!
07
Technik, System & Betrieb für integrierte und skalierbare Eventprozesse
Webbasierte Anwendung & Zugriff
—Webbasierte Anwendung ohne App-Installation
—Zugriff über gängige Browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari)
—Optimiert für Desktop, Tablet & Smartphone
—Einsatzfähig für Onsite-, Online- & Hybridformate
—Standortunabhängiger Zugriff bei Internetanbindung
—Echtzeit-Datenverarbeitung während aller Eventphasen
Anmeldung & Zugangslogiken
—Flexible Anmeldeprozesse je nach Event-Setup
—Gastbuchung oder Kundenkonto möglich
—Personalisierte Einladungs-E-Mails mit individuellem Zugangslink
—Vorab-Befüllung bekannter Daten bei wiederholter Teilnahme
—Differenzierte Zugangslogiken
—Anbindung an kundeneigene Systeme & Anwendungen
Daten, Sicherheit & Rechte
—DSGVO-konforme Datenverarbeitung
—Klare Trennung von Event-, Teilnehmer- & Organisationsdaten
—Differenzierte Rollen- & Rechtekonzepte
—Zugriffsbeschränkungen nach Verantwortlichkeiten
—Nachvollziehbare Datenhistorie
—Transparente Datenflüsse & Zuständigkeiten
Integration, Betrieb & Skalierbarkeit
—Zentrales Backend für Events & Eventstrukturen
—Anlage beliebig vieler Events & Teilnehmerkategorien
—Schnittstellen zu CRM- & kundeneigenen Systemen
—Eigene Systemumgebung je Kunde
—Dedizierte Server in ISO-zertifizierten Rechenzentren (EU)
—Planbar ohne nutzungsabhängige Gebühren
08
FLAVE-Erweiterungen & Add-ons
Lösungen
—Check-in & Besuchermanagement
—Leadmanagement & Interaktion
—Event Cockpit / Navigator
Hardware & Medien
—FLAVE Business Badge
—FLAVE Event Handhelds
—FLAVE Check-in Setups
Als Herzstück der FLAVE Eventplattform schafft das Einladungs- und Teilnehmermanagement die Grundlage dafür, Events gezielt zu steuern und strategisch als Marketing-Instrument zu nutzen.
FLAVE – Ihre Events. Digital begleitet.