Event-Badges: Die richtige Wahl treffen

Event-Badges sind eine beliebte Variante, um Gäste und deren Check-in zu organisieren. Sie dienen meist in Form von Papier- oder Plastikkarten als Ausweis für die Besucheridentifikation vor Ort. Der Badge hat neben seinen Funktionen für den Event-Veranstalter, zur einfachen Organisation seiner Gäste, den Vorteil, dass er als Marketing-Tool eingesetzt werden kann. Rund 70% der Events die wir betreuen, verwenden irgendeine Art von Badge. Besucher heben sich besondere Event-Badges gerne auf oder teilen sie auf ihren Social Media-Kanälen mit ihrer Community. Das solltest du als Veranstalter auf jeden Fall bedenken und nutzen! Zum Beispiel mit einem besonderen Design, das gerne fotografiert und geteilt wird. Wir zeigen dir weiter unten ein paar Beispiele von kreativen Event-Badges, die es auf jeden Fall in den ein oder anderen Social Media-Post schaffen.

Der einzige Nachteil von Event-Badges gegenüber Wristbands ist bei manchen Event-Typen, wie zum Beispiel bei Festivals, dass sie wenig Sicherheit bieten und leichter weitergegeben werden können. Wir helfen dir in diesem Artikel gerne dabei einen Überblick und eine Idee zu bekommen, welche Art von Badge für deine Veranstaltung die richtige sein könnte.

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Wenn du dich für dein Event und deine Besucher auch dafür entschieden hast, Event-Badges zu verwenden, musst du dir folgende Frage stellen:

  • Wieviel Vorlaufzeit habe ich und wie hoch ist mein Budget dabei?

Je nachdem ergeben sich daraus die Fragen:

  • Möchte ich Event-Badges aus PVC, Papier oder besonderen Materialien wie zum Beispiel Holz haben?
  • Möchte ich sie personalisiert oder unpersonalisiert haben?
  • Sollen die Badges mit NFC ausgestattet sein?

Personalisiert bedeutet für uns, dass der Name des Gastes und zum Beispiel das Unternehmen und die Funktion des Besuchers auf dem Badge steht. Die Unterscheidung von Gast, VIP, Mitarbeiter etc. allein stellt für uns noch keine Personalisierung dar. Auch ein NFC Chip auf einem Badge macht noch keinen personalisierten Badge aus. Er erlaubt aber trotzdem die Zuordnung des Chips zu einem Besucher im FLAVE-System – je nachdem können Interaktionen getriggert werden, die personalisiert auf den Besucher zugeschnitten sind. Aber von außen muss dabei nicht ersichtlich sein, wer der Träger des Badges ist, welche Funktion er hat und so weiter. Die Informationen des NFC-Chips können also nicht von Dritten ausgelesen werden und von außen nicht zugeordnet werden, wem der Badge gehört.

Wir haben eine Infografik zusammengestellt, die dir dabei helfen soll, einen ersten Überblick darüber zu gewinnen, welche Art von Event-Badge für dein Event in Frage kommen könnte:

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Die Vorteile von Papier-Badges sind also die geringere Vorlaufzeit, die meist geringeren Kosten und, dass sie oft größer sind, als Plastik-Badges. Wichtig ist aber, die Qualität des Papiers zu beachten – wenn dieses eher dünn ist, halten die Badges oft nicht die ganze Veranstaltung durch. Im Fall von Butterfly-Badges können Papier-Badges sogar in einem A4 Drucker gedruckt werden. Ein Offset-Druck aus einer Druckerei hat natürlich ein schöneres Endergebnis. Für Butterfly-Badges wird aber spezielles Papier benötigt. Grundsätzlich funktionieren sie wie früher Busausweise: Sie werden von einer Folie abgezogen und auf den selbstklebenden Seiten zusammengefaltet. 

Plastik-Badges wirken gegenüber Event-Badges aus Papier oft hochwertiger und halten auch längere Events leicht aus – sie gehen nicht kaputt und verknittern nicht. Lässt du einen Bereich für den Namenseindruck auf bedruckbaren Plastikkarten frei, kannst du sie vor Ort mit einem unserer Plastikkartendrucker personalisieren. Ebenso ist es möglich, ein Label zu drucken, bei dem man den Namen auf einem Sticker auf den Badge klebt. Spezialformate können nur mittels Label-Druck personalisiert werden, da es keine Drucker gibt, die Sonderformate direkt bedrucken können. Neben PVC kannst du natürlich noch aus zahlreichen weiteren Materialien wählen. Das reicht von Metall und Holz über Acryl bis hin zu speziellen, gelaserten Formen und künstlerischen Ausführungen. Dein Badge wird so sicher für viele ein gehütetes Andenken und bestimmt auf zahlreichen Social-Media-Kanälen geteilt!

Umweltbedenken bei der Verwendung von Plastik-Badges? Wir bei FLAVE lassen unsere Plastik-Badges auf Wunsch CO² neutral produzieren, wenn du zusätzlich biologisch abbaubares Plastik verwenden möchtest und dir ein bisschen höhere Kosten nichts ausmachen, können wir natürlich auch sehr gerne diese Variante anbieten. Das gilt natürlich für alles, was wir zukaufen oder in Auftrag geben – mit höherem Budget lassen sich Wartezeiten z.B. durch Express-Bestellungen verkürzen. Das gleiche funktioniert auch in die andere Richtung: Ist das Budget knapp, solltest du genügend Vorlaufzeit für einen kostengünstigen Low-Prio-Versand haben. Wir beraten dich dazu gerne ausführlich und stellen dir alle Optionen genau vor.

Do nots bei Event-Badges:

Im Vordruck personalisieren. Damit kann der Check-in nicht dynamisch ablaufen: Die Badges müssen immer sortiert und die Personen erst per Hand zugeordnet werden. Das benötigt mehr Vorlaufzeit, mehr Budget, dauert vor Ort deutlich länger und verläuft meist nicht problemlos; und alles was nicht problemlos verläuft, hat am Check-in nichts zu suchen.

Du fragst dich, warum wir keinen vollflächigen vor Ort-Druck von Plastikkarten empfohlen haben? Dieser dauert vor Ort eine gefühlte Ewigkeit und ist wesentlich teurer als der Druck vorab.

Hier findest du die einige Beispiele an kreativen Event-Badges, die uns besonders gut gefallen:

Wenn du Fragen zu Event-Badges oder weiteren Event-Themen hast, kannst du dich gerne unter info@flave.at bei uns melden!