ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN (AGB)

der FLAVE GmbH

 

Einführende Bestimmungen:

            Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend AGB) gelten ausschließlich für Auftraggeber der FLAVE GmbH und regeln den Abschluss, den Inhalt und die Abwicklung von Verträgen und Angebotsabschlüssen zwischen der FLAVE GmbH und ihren Kunden, im Folgenden als Auftraggeber bezeichnet.

            Die FLAVE GmbH bietet ihren Auftraggebern diverse IT-basierte Dienstleistungen (Software, Vermietung von Hardware und Teilmodule) für Veranstaltungen und Events u.Ä. an.

            Sofern der Auftraggeber der FLAVE GmbH mit anderen Unternehmen über die Dienstleistungen der FLAVE GmbH Verträge abschließen, ist die FLAVE GmbH daran nicht beteiligt und haftet somit nicht für die zwischen dem Auftraggeber und etwaigen anderen Unternehmen geschlossenen Verträgen.       

            Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen handelt die FLAVE GmbH ausschließlich als gewerblicher Vermittler im Namen des Veranstalters und wickelt in seinem Auftrag den Kaufvertrag über seine IT-Dienstleistung ab. Die vertragliche Bindung in Bezug auf die Veranstaltung bzw. Verkauf und Kauf von Tickets kommt somit ausschließlich zwischen Veranstalter und Teilnehmer zustande. Die FLAVE GmbH trägt keinerlei Haftung für eine Insolvenz oder den Ausfall einer Veranstaltung. Auf etwaige zusätzliche Geschäftsbedingungen des Veranstalters in Bezug auf die von ihm durchgeführte Veranstaltung hat die FLAVE GmbH keinen Einfluss. Die aus der Durchführung der Veranstaltung entstehenden Steuern, Gebühren, Abgaben und Urheberrechtsentgelte (AKM udgl.) gehen zu Lasten des Veranstalters.

 

1. Geltung der AGB

• Die FLAVE GmbH erbringt ihre Leistungen ausschließlich auf der Grundlage der nachfolgenden Allgemeinen Geschäfts-bedingungen (AGB). Diese gelten für alle Rechtsbeziehungen zwischen der FLAVE GmbH und dem Auftraggeber, selbst wenn nicht ausdrücklich auf sie Bezug genommen wird. Die AGB sind ausschließlich für Rechtsbeziehung mit Unternehmern anwendbar, sohin B2B sowie vergleichbare Unternehmen und Rechtskörperschaften (Vereine, private und öffentliche Institutionen) und bilden einen integralen Bestandteil eines jeden Vertrags und Geschäftsabschlusses zwischen der FLAVE GmbH und dem Auftraggeber.
• Maßgeblich ist jeweils die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung. Abweichungen von diesen sowie sonstige ergänzende Vereinbarungen mit dem Auftraggeber sind nur wirksam, wenn sie von der FLAVE GmbH schriftlich bestätigt werden.
• Allfällige Geschäftsbedingungen des Auftraggebers sind nur gültig, sofern sie von der FLAVE GmbH im Einzelfall ausdrücklich in schriftlicher Form bestätigt wurden. Eines ausdrücklichen Widerspruchs gegen AGB des Auftraggebers durch die FLAVE GmbH bedarf es nicht.
• Änderungen der AGB werden dem Auftraggeber bekannt gegeben und gelten als vereinbart, wenn der Auftraggeber den geänderten AGB nicht schriftlich binnen 14 Tagen widerspricht; auf die Bedeutung des Schweigens wird der Auftraggeber in der Verständigung ausdrücklich hingewiesen.
• Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam sein, so berührt dies die Verbindlichkeit der übrigen Bestimmungen und der unter ihrer Zugrundelegung geschlossenen Verträge nicht. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame, die dem Sinn und Zweck am nächsten kommt, zu ersetzen.
• Soweit in diesem Vertrag auf natürliche Personen bezogene Bezeichnungen nur in männlicher Form angeführt sind, beziehen sie sich auf alle Geschlechter in gleicher Weise. Bei der Anwendung der Bezeichnung auf bestimmte natürliche Personen ist die jeweils geschlechtsspezifische Form zu verwenden.

 

2. Leistungsumfang und Vertragsabschluss

• Die Vorschläge und Angebote der FLAVE GmbH sind grundsätzlich freibleibend und unverbindlich, es sei denn, sie werden im jeweiligen Dokument oder der dazugehörigen Korrespondenz von der FLAVE GmbH ausdrücklich als verbindlich bestätigt. Die FLAVE GmbH kann unverbindliche Vorschläge und/oder Angebote bis zur schriftlichen Annahme des entsprechenden Auftrags durch die FLAVE GmbH ändern oder zurücknehmen. Ein ausdrücklich als verbindlich abgegebenes Angebot der FLAVE GmbH ist bis zu maximal 14 Tage ab dem Datum der Abgabe gültig, sofern nicht anders angegeben.
• Der Umfang der zu erbringenden Leistungen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung im jeweiligen abgeschlossenen Vertrag oder einer allfälligen Auftragsbestätigung durch die FLAVE GmbH sowie dem allfälligen Briefingprotokoll („Angebotsunterlagen“). Nachträgliche Änderungen des Leistungsinhaltes bedürfen der schriftlichen Bestätigung durch die FLAVE GmbH. Innerhalb des vom Auftraggeber vorgegeben Rahmens besteht bei der Erfüllung des Auftrages Gestaltungsfreiheit der FLAVE GmbH. Angebote und Kostenvoranschläge dürfen ohne die Zustimmung der FLAVE GmbH nicht an Dritte weitergeben werden.
• Alle Leistungen der FLAVE GmbH (insbesondere sämtliche Vorentwürfe, Grafiken, Kopien, Farbabdrucke und elektronische Dateien) sind vom Auftraggeber zu überprüfen und von ihm termingerecht freizugeben. Für etwaige Verzögerungen, die aus einer zu späten Freigabe resultieren, trägt der Auftraggeber die Verantwortung.
• Änderungen oder Abweichungen einzelner Leistungen, die nach Vertragsabschluss notwendig werden, teilt die FLAVE GmbH dem Auftraggeber unverzüglich mit. Soweit durch die Veränderungen der vereinbarte Inhalt des Vertrages nicht oder nur unwesentlich berührt wird, begründet sich durch diese Abweichungen kein Kündigungsrecht für den Auftraggeber.

 

3. Auftragsabwicklung und Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

• Der Auftraggeber wird der FLAVE GmbH zeitgerecht und vollständig alle Informationen und Unterlagen zugänglich machen, die für die Erbringung der Leistung erforderlich sind. Er wird die FLAVE GMBH von allen Umständen informieren, die für die Durchführung des Auftrages von Bedeutung sind, auch wenn diese erst während der Durchführung des Auftrages bekannt werden. Der Auftraggeber trägt den Aufwand, der dadurch entsteht, dass Arbeiten infolge seiner unrichtigen, unvollständigen oder nachträglich geänderten Angaben von der FLAVE GmbH wiederholt werden müssen oder verzögert werden.
• Der Auftraggeber ist weiters verpflichtet, die für die Durchführung des Auftrages zur Verfügung gestellten Unterlagen (Fotos, Logos, Video-und Audiodateien, Schriftarten etc.) auf allfällige Urheber-, Marken-, Kennzeichenrechte oder sonstige Rechte Dritter zu prüfen (Rechteclearing) und garantiert, dass die Unterlagen frei von Rechten Dritter sind und daher für den angestrebten Zweck eingesetzt werden können. Wird die FLAVE GmbH wegen einer solchen Rechtsverletzung von einem Dritten in Anspruch genommen, so hält der Auftraggeber die FLAVE GmbH schad- und klaglos; er hat ihr sämtliche Nachteile zu ersetzen, die ihr durch eine Inanspruchnahme Dritter entstehen, insbesondere die Kosten einer angemessenen rechtlichen Vertretung und etwaigen aus einer solchen Klage resultierenden Schadensersatz.
• Gemäß Art 28 DSGVO ist der Auftraggeber als datenschutzrechtlich Verantwortlicher verpflichtet, mit der FLAVE GmbH einen sogenannte „Auftragsverarbeitungsvereinbarung“ (nachfolgend AVV) abzuschließen. In dieser sind der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen sowie Pflichten und Rechte der Vertragsparteien festgelegt. Wird keine individuelle AVV zwischen dem Auftraggeber und der FLAVE GmbH abgeschlossen, so gelten die Bestimmungen der Standard AVV der FLAVE GmbH, einsehbar unter AVV auf unserer Homepage ausdrücklich als vereinbart.
• Für die Leistungserbringung der FLAVE notwendige Voraussetzungen wie z.B. die Schnittstellenanpassung, die Konfiguration des Mail- und des DNS-Servers des Auftraggebers, Internet bei Vorort Veranstaltungen etc. müssen, sofern nicht mit der FLAVE GmbH ausdrücklich schriftlich anderslautend vereinbart, vom Auftraggeber bereitgestellt werden.

 

4. Fremdleistungen / Beauftragung Dritter

• Die FLAVE GmbH ist nach freiem Ermessen berechtigt, die Leistung selbst auszuführen, sich bei der Erbringung von vertragsgegenständlichen Leistungen sachkundiger Dritter als Erfüllungsgehilfen zu bedienen und/oder derartige Leistungen zu substituieren („Fremdleistung“).
• Die Beauftragung von Dritten im Rahmen einer Fremdleistung erfolgt entweder im eigenen Namen oder im Namen des Auftraggebers. Die FLAVE GmbH wird diesen Dritten sorgfältig auswählen und darauf achten, dass dieser über die erforderliche fachliche Qualifikation verfügt.
• Bei Verpflichtungen gegenüber Dritten, die dem Auftraggeber von der FLAVE namhaft gemacht wurden und die über die Vertragslaufzeit hinausgehen (wie z.B. Serverleistung, Domainkosten) hat der Auftraggeber einzutreten. Das gilt ausdrücklich auch im Falle einer Kündigung des Vertrags/vorzeitigen Austritt aus der Vereinbarung aus wichtigem Grund.

 

5. Termine und Fristen für Leistungserbringung

• Angegebene Liefer- oder Leistungsfristen gelten, sofern nicht ausdrücklich als verbindlich vereinbart, nur als annähernd und unverbindlich. Verbindliche Terminabsprachen sind schriftlich festzuhalten und von der FLAVE GmbH schriftlich zu bestätigen.
• Verzögert sich die Lieferung/Leistung der FLAVE GmbH aus Gründen, die sie nicht zu vertreten hat, wie z.B. Ereignisse höherer Gewalt und andere unvorhersehbare, mit zumutbaren Mitteln nicht abwendbare Ereignisse, ruhen die Leistungsverpflichtungen für die Dauer und im Umfang des Hindernisses und verlängern sich die Fristen entsprechend. Sofern solche Verzögerungen mehr als zwei Monate andauern, sind der Auftraggeber und/oder die FLAVE GmbH berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten.
• Befindet sich die FLAVE GmbH in Verzug, so kann der Auftraggeber vom Vertrag nur zurücktreten, nachdem er der FLAVE GmbH schriftlich eine angemessene Nachfrist von zumindest 14 Tagen gesetzt hat und diese fruchtlos verstrichen ist. Schadenersatzansprüche des Auftraggebers wegen Nichterfüllung oder Verzug sind ausgeschlossen, ausgenommen bei Nachweis von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

 

6. Vorzeitige Auflösung

• Die FLAVE GmbH ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigen Gründen mit sofortiger Wirkung aufzulösen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn

1. die Ausführung der Leistung aus Gründen, die der Auftraggeber zu vertreten hat, unmöglich wird oder trotz Setzung einer Nachfrist von 14 Tagen weiter verzögert wird seitens des Auftraggebers.
2. der Auftraggeber fortgesetzt, trotz schriftlicher Abmahnung mit einer Nachfristsetzung von 14 Tagen, gegen wesentliche Verpflichtungen aus diesem Vertrag, wie z.B. Zahlung eines fällig gestellten Betrages oder Mitwirkungspflichten, verstößt.
3. berechtigte Bedenken hinsichtlich der Bonität des Auftraggebers bestehen und dieser auf Begehren der FLAVE GmbH weder Vorauszahlungen leistet noch vor Leistung der FLAVE GmbH eine taugliche Sicherheit leistet.
   • Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigen Gründen ohne weitere Nachfristsetzung aufzulösen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn die FLAVE GmbH fortgesetzt, trotz schriftlicher Abmahnung mit einer angemessenen Nachfrist von zumindest 14 Tagen zur Behebung des Vertragsverstoßes gegen wesentliche Bestimmungen aus diesem Vertrag verstößt.

 

7. Honorar, Zahlung, EiGENTUMSVORBEHALT

• Wenn nichts anderes vereinbart ist, entsteht der Honoraranspruch der FLAVE GmbH für jede einzelne Leistung, sobald diese erbracht wurde. Die FLAVE GmbH ist berechtigt, zur Deckung ihres Aufwandes Vorschüsse zu verlangen. Ab einem Auftragsvolumen mit einem (jährlichen) Budget von € 50,000 oder solchen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken ist die FLAVE GmbH  berechtigt, Zwischenabrechnungen bzw. Vorausrechnungen zu erstellen oder Akontozahlungen abzurufen.
• Das Honorar versteht sich als Netto-Honorar zuzüglich der Umsatzsteuer in gesetzlicher Höhe.
• Alle Leistungen der FLAVE GmbH, die nicht ausdrücklich im abgeschlossenen Vertrag/im bestätigten Angebot enthalten sind, werden gesondert von der FLAVE GmbH in Rechnung gestellt. In solchen Fällen hat die FLAVE GMBH mangels Vereinbarung für die erbrachten Leistungen und die Überlassung der urheber- und kennzeichenrechtlichen Nutzungsrechte Anspruch auf ein Honorar in der marktüblichen Höhe.
• Wenn der Auftraggeber in Auftrag gegebene Arbeiten ohne Einbindung der FLAVE GmbH- unbeschadet der laufenden sonstigen Betreuung durch diese – einseitig ändert oder abbricht, hat er dieser die bis dahin erbrachten Leistungen entsprechend der Honorarvereinbarung zu vergüten und alle angefallenen Kosten zu erstatten. Sofern der Abbruch nicht durch eine grob fahrlässige oder vorsätzliche Pflichtverletzung seitens der FLAVE GmbH begründet ist, hat der Auftraggeber der FLAVE GmbH darüber hinaus das gesamte für diesen Auftrag vereinbarte Honorar (Provision) zu erstatten, wobei die Anrechnungsvergütung des § 1168 AGBG ausgeschlossen wird. Weiters ist die FLAVE GmbH in diesem Fall bezüglich allfälliger Ansprüche Dritter, insbesondere von in den Auftrag eingebundenen Sub-Auftragnehmern der FLAVE GmbH, schad- und klaglos zu stellen.
• Das Honorar ist sofort mit Rechnungserhalt und ohne Abzug zur Zahlung fällig, sofern nicht im Einzelfall besondere Zahlungsbedingungen schriftlich vereinbart werden. Dies gilt auch für die Weiterverrechnung sämtlicher vereinbarter Barauslagen und sonstiger Aufwendungen.
• Bei Zahlungsverzug des Auftraggebers gelten die gesetzlichen Verzugszinsen in der für Unternehmergeschäfte geltenden Höhe. Im Falle des Zahlungsverzuges des Auftraggebers kann die FLAVE GmbH sämtliche, im Rahmen anderer mit dem Auftraggeber abgeschlossener Verträge, erbrachten Leistungen und Teilleistungen sofort fällig stellen.
• Weiters ist die FLAVE GmbH nicht verpflichtet, weitere Leistungen bis zur Begleichung des aushaftenden Betrages zu erbringen (Zurückbehaltungsrecht). Die Verpflichtung zur Entgeltzahlung bleibt davon unberührt.
• Wurde die Bezahlung in Raten vereinbart, so behält sich die FLAVE GmbH für den Fall der nicht fristgerechten Zahlung von Teilbeträgen oder Nebenforderungen das Recht vor, die sofortige Bezahlung der gesamten noch offenen Schuld zu fordern (Terminverlust).
• Der Auftraggeber ist nicht berechtigt, mit eigenen Forderungen gegen Forderungen der FLAVE GmbH aufzurechnen und/oder an etwaige Dritte abzutreten.
• Eigentumsvorbehalt: Im Rahmen des Auftrags vereinbarte und von der FLAVE GmbH gelieferte Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung des Entgelts einschließlich aller Nebenverbindlichkeiten im Eigentum der FLAVE GmbH.
• In Anbetracht der aktuellen Preisentwicklungen am Energiesektor behalten wir uns vor, bei Preiserhöhungen ab 10% seitens unserer Auftragnehmer für Serverdienstleistungen (Hosting, Storage, Backup, Streaming), unsere Preise für diese Leistungen entsprechend anzupassen.

 

8. Eigentumsrecht, Nutzungs- und Urheberrecht

• Mietgeräte wie Smartdevices and sonstiges IT-Equipment): Etwaige im Leistungsumfang vereinbarte Mietgeräte mit allen Bestandteilen bleiben Eigentum des Verleihers. Nicht retournierte oder beschädigte Geräte werden zum Wiederbeschaffungspreis bzw. zum Wiederherstellungspreis dem Auftraggeber als Mieter in Rechnung gestellt. Der Auftraggeber bestätigt durch Unterzeichnung des Auftrags bzw. spätestens bei Übernahme, dass er die Geräte geprüft und für einwandfrei erklärt hat. Nachträgliche Mängel können von der FLAVE GmbH nicht anerkannt werden.
• Angebote, Konzepte, Kostenvoranschläge und Pläne dürfen ohne die Zustimmung der FLAVE GmbH nicht an Dritte weitergegeben werden.
• Sämtliche Eigentumsrechte- und sonstigen Rechte der von der FLAVE GmbH dem Auftraggeber zur Verfügung gestellten Software verbleiben bei der FLAVE GmbH. Sofern nichts anderes vereinbart ist, überträgt die FLAVE GmbH lediglich eine Nutzungsbewilligung im Rahmen des vertraglich bestätigten Leistungsumfangs. Nutzungen, die über den vereinbarten Leistungs- und Nutzungsumfang hinausgehen, bedürfen der Einwilligung der FLAVE GmbH. Der Vertragspartner ist nicht berechtigt, diese – in welcher Form auch immer – über den vereinbarten Leistungsumfang und Zeitraum hinaus zu verwenden.
• Mitwirkungs- und Unterlassungspflichten: Der Auftraggeber sorgt dafür, dass in seinem Besitze befindliche Anlagen und Geräte, die für die Nutzung der Dienste der FLAVE GmbH eingesetzt werden, vor unbefugtem Zugriff und Manipulationen geschützt sind.

Der Auftraggeber unterlässt es, soweit nicht nach diesen Bedingungen ausdrücklich vorgesehen oder aufgrund des geltenden Gesetzes gestattet, die im Leistungsumfang der FLAVE GmbH zur Nutzung enthaltenen Software oder sonstige Bestandteile für andere als die mit der FLAVE GmbH vereinbarten Zwecke

• zu kopieren, zu verändern, zu übersetzen oder zu vervielfältigen
• zu vermieten, zu verleasen oder anderweitig mit Dritten zu teilen
• die Software ganz oder teilweise in irgendeiner Form zu verändern, zu disassemblieren oder abgeleitete Werke zur erstellen
• den Quellcode zu extrahieren, in eigene Werke oder sonstige kommerzielle Angebote einzubinden
• Kennzeichen und Hinweise auf die Rechthaberschaft der FLAVE GmbH zu entfernen oder zu unterdrücken

 

9. Kennzeichnung

• Die FLAVE GmbH ist berechtigt, auf allen Werbemitteln und bei allen Werbemaßnahmen auf die FLAVE GmbH und allenfalls auf den Urheber hinzuweisen, ohne dass dem Auftraggeber dafür ein Entgeltanspruch zusteht.
• Die FLAVE GmbH ist – vorbehaltlich des an die E-Mail Adresse office@flave.at gerichteten jederzeit möglichen, schriftlichen Widerrufs des Auftraggebers – dazu berechtigt, auf eigenen Werbeträgern und insbesondere auf ihrer Internet-Website mit Namen und Firmenlogo auf die zum Auftraggebern bestehende oder vormalige Geschäftsbeziehung hinzuweisen (Referenzhinweis).

 

10. Gewährleistung, Leistungstörung

• Die FLAVE GmbH verpflichtet sich zur vertragsgemäßen Erbringung der Dienstleistungen. Erbringt die FLAVE GmbH die Dienstleistungen nicht zu den vorgesehenen Zeitpunkten oder nur mangelhaft, d.h. mit wesentlichen Abweichungen von den vereinbarten Qualitätsstandards, ist sie verpflichtet, mit der Mängelbeseitigung umgehend zu beginnen und innerhalb angemessener Frist ihre Leistungen ordnungsgemäß und mangelfrei zu erbringen, indem sie nach ihrer Wahl die betroffenen Leistungen wiederholt oder notwendige Nachbesserungsarbeiten durchführt.
• Beruht die Mangelhaftigkeit auf Beistellungen oder Mitwirkungen des Auftraggebers oder auf einer Verletzung der in Punkt 3 angeführten Verpflichtungen des Auftraggebers, ist jede unentgeltliche Pflicht zur Mängelbeseitigung ausgeschlossen. In diesen Fällen gelten die von der FLAVE GmbH erbrachten Leistungen trotz möglichen Einschränkungen dennoch als vertragsgemäß erbracht. Die FLAVE GmbH wird auf Wunsch des Auftraggebers eine kostenpflichtige Beseitigung des Mangels unternehmen.
• Der Auftraggeber wird die FLAVE GmbH bei der Mängelbeseitigung unterstützen und alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen. Aufgetretene Mängel sind vom Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder per E-Mail der FLAVE GmbH zu melden. Den durch eine verspätete Meldung entstehenden Mehraufwand bei der Fehlerbeseitigung trägt der Auftraggeber.
• Im Fall berechtigter und rechtzeitiger Mängelrüge steht dem Auftraggeber das Recht auf Verbesserung oder Austausch der Lieferung/Leistung durch die FLAVE GmbH zu. Die FLAVE GmbH wird die Mängel in angemessener Frist beheben, wobei der Auftraggeber der FLAVE GmbH alle zur Untersuchung und Mängelbehebung erforderlichen Maßnahmen ermöglicht. Die FLAVE GmbH ist berechtigt, die Verbesserung der Leistung zu verweigern, wenn diese unmöglich oder für die FLAVE GmbH mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist. In diesem Fall stehen dem Auftraggeber die gesetzlichen Wandlungs- oder Minderungsrechte zu. Im Fall der Verbesserung obliegt es dem Auftraggeber die Übermittlung der mangelhaften (körperlichen) Sache auf seine Kosten durchzuführen.
• Es obliegt auch dem Auftraggeber, die für die Durchführung des Auftrags von ihm zur Verfügung gestellten Daten sowie Unterlagen (Fotos, Logos, Video- und Audiodateien, Schriftarten u.
  Ä.) in Hinblick auf ihre rechtliche, insbesondere wettbewerbs-, marken-, urheber- und verwaltungsrechtliche Zulässigkeit zu überprüfen. Die FLAVE GmbH ist nur zu einer Grobprüfung der rechtlichen Zulässigkeit verpflichtet. Die FLAVE GmbH haftet im Falle leichter Fahrlässigkeit oder nach Erfüllung einer allfälligen Warnpflicht gegenüber dem Auftraggeber nicht für die rechtliche Zulässigkeit von Inhalten, wenn diese vom Auftraggeber vorgegeben oder genehmigt wurden.

• Die Gewährleistungsfrist beträgt sechs Monate ab Lieferung/Leistung. Das Recht zum Regress gegenüber der FLAVE GmbH gemäß § 933b Abs 1 ABGB erlischt ein Jahr nach Lieferung/Leistung. Der Auftraggeber ist nicht berechtigt, Zahlungen wegen Bemängelungen zurückzuhalten. Die Vermutungsregelung des § 924 ABGB wird ausgeschlossen.

 

11. Haftung

• In Fällen leichter Fahrlässigkeit ist eine Haftung der FLAVE GmbH und die ihrer Angestellten, Auftragnehmer oder sonstigen Erfüllungsgehilfen („Leute“) für Sach- oder Vermögensschäden des Auftraggebers ausgeschlossen, gleichgültig ob es sich um unmittelbare oder mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder Mangelfolgeschäden, Datenverlust, Schäden wegen Verzugs, Unmöglichkeit, positiver Forderungsverletzung, Verschuldens bei Vertragsabschluss, wegen mangelhafter oder unvollständiger Leistung handelt. Das Vorliegen von grober Fahrlässigkeit hat der Geschädigte zu beweisen. Soweit die Haftung der FLAVE GmbH ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung ihrer „Leute“.
• Schadensersatzansprüche verjähren nach den gesetzlichen Vorschriften, jedoch spätestens mit Ablauf eines Jahres ab Kenntnis des Schadens und des Schädigers. Schadensersatzansprüche sind der Höhe nach mit dem Netto-Auftragswert begrenzt.
• Sofern die FLAVE GmbH Teile der vereinbarten Leistung unter Zuhilfenahme Dritter erbringt und in diesem Zusammenhang Gewährleistungs- und/oder Haftungsansprüche gegenüber diesen Dritten entstehen, tritt die FLAVE GmbH diese Ansprüche an den Auftraggeber ab. Der Auftraggeber wird sich in diesem Fall vorrangig an diese Dritten halten.
• Soweit und solange Verpflichtungen infolge höherer Gewalt, wie z.B. Krieg, Terrorismus, Naturkatastrophen, Feuer, Streik, Aussperrung, Embargo, hoheitlicher Eingriffe, Ausfall der Stromversorgung, Ausfall von Transportmitteln, Ausfall von Telekommunikationsnetzen bzw. Datenleitungen, sich auf die Dienstleistungen auswirkende Gesetzes-änderungen nach Vertrags-abschluss oder sonstiger Nichtverfügbarkeit von Produkten nicht fristgerecht oder nicht ordnungsgemäß erfüllt werden können, stellt dies keine Vertragsverletzung dar.
• Jegliche Haftung der FLAVE GmbH für Ansprüche, die auf Grund der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Inhalte und Daten (siehe Punkt 3.2 und Punkt 10.5) gegen die FLAVE GmbH erhoben werden, wird ausdrücklich ausgeschlossen, wenn die FLAVE GmbH ihrer Hinweispflicht gegenüber dem Auftraggeber nachgekommen ist oder eine solche für sie nicht erkennbar war, wobei leichte Fahrlässigkeit nicht schadet. Insbesondere haftet die FLAVE GmbH nicht für Prozesskosten, eigene Anwaltskosten des Auftraggebers oder Kosten von Urteilsveröffentlichungen sowie für allfällige Schadenersatzforderungen oder sonstige Ansprüche Dritter; der Auftraggeber hat die FLAVE GmbH in solchen Fällen schad- und klaglos zu halten.

 

12. Kontaktaufnahme, Datenschutz

• Der Auftraggeber stimmt zu, dass seine persönlichen Daten, nämlich Name/Firma, Beruf, Geburtsdatum, Firmenbuchnummer, Vertretungsbefugnisse, Ansprechperson, Geschäftsanschrift und sonstige Adressen des Auftraggebers, Telefonnummer, Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Bank-verbindungen, Kreditkartendaten, UID-Nummer) zum Zwecke der Vertragserfüllung und Betreuung des Auftraggebers sowie für eigene Werbezwecke, beispielsweise zur Zusendung von Angeboten, Werbeprospekten und Newsletter (in Papier- und elektronischer Form), sowie zum Zwecke des Hinweises auf die zum Auftraggeber bestehende oder vormalige Geschäftsbeziehung (Referenzhinweis) automations-unterstützt ermittelt, gespeichert und verarbeitet werden.
• Der Auftraggeber ist einverstanden, dass ihm elektronische Post zu Werbezwecken bis auf Widerruf zugesendet wird.

• Diese Zustimmung kann jederzeit schriftlich mittels E-Mail, Telefax oder Brief an die im Kopf der AGB angeführten Kontaktdaten widerrufen werden.
• Sämtliche Daten unterliegen der vereinbarten bzw. gesetzlichen Verpflichtung zur Verschwiegenheit und dem Schutz personenbezogener Daten. Eine Weitergabe der Daten des Auftraggebers erfolgt, abgesehen von der Weitergabe an wirtschaftstypische Empfänger wie Banken, Steuerberater, Rechtsanwälte nur aufgrund gesetzlicher Grundlage bzw. in Abstimmung mit dem Auftraggeber.

 

13. Anzuwendendes Recht

• Der Vertrag und alle daraus abgeleiteten wechselseitigen Rechte und Pflichten sowie Ansprüche zwischen der FLAVE GmbH und dem Auftraggeber unterliegen dem österreichischen materiellen Recht unter Ausschluss seiner Verweisungsnormen und unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

 

14. Erfüllungsort und Gerichtsstand

• Erfüllungsort ist der Sitz der FLAVE GmbH. Bei Versand geht die Gefahr auf den Auftraggebern über, sobald die FLAVE GmbH die Ware dem von ihr gewählten Beförderungs-unternehmen übergeben hat.
• Als Gerichtsstand für alle sich zwischen der FLAVE GmbH und dem Auftraggeber ergebenden Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis wird das für den Sitz der FLAVE GmbH sachlich zuständige Gericht vereinbart. Ungeachtet dessen ist die FLAVE GmbH berechtigt, den Auftraggeber an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu klagen.

Stand Nov. 2022 

AGB_FLAVE_StandNov2022

AGB_FLAVE_StandNov2022_EN

 

Auftragsverarbeitungsvertrag

 

nach Art 28 DSGVO

 

Der Auftragsverarbeiter:

FLAVE GmbH

Olympiaplatz 2/4/Top1

A-1020 Wien

(im Folgenden FLAVE GmbH oder Auftragsnehmer/Auftragsverarbeiter)

 

Einführende Bestimmungen 

 

Die FLAVE GmbH hat mit dem Auftraggeber = Datenverantwortlichem einen Vertrag über die Nutzung der Software-Lösungen abgeschlossen (Hauptvertrag/bestätigtes Angebot). Für die Dienstleistung gelten die aktuellen AGB der FLAVE GmbH. Der Auftraggeber nutzt die Software-Lösung für die Organisation und Durchführung eines oder mehrere Events/Veranstaltungen und stellt der FLAVE GmbH die für die Dienstleistung relevanten Daten zur Verfügung.

Gemäß Art 28 DSGVO ist der Auftraggeber als datenschutzrechtlicher Verantwortlicher verpflichtet, mit der FLAVE GmbH als Auftragsnehmer einen sogenannte Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend AVV) abzuschließen. In diesem sind der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte der Vertragsparteien festgelegt. Wenn im Einzelfall kein individueller AVV zwischen Auftraggeber und der FLAVE GmbH abgeschlossen wird, gelten die Bestimmungen des nachstehenden Standard-AVV der FLAVE GmbH ausdrücklich als vereinbart.

 

1.     Gegenstand und Dauer des Vertrags

1. Gegenstand dieses Vertrags ist die Durchführung folgender Aufgaben: Die FLAVE GmbH unterstützt den Auftraggeber bei der Durchführung von Veranstaltungen für Gäste/Kunden/Mitarbeiter. Die FLAVE GmbH verarbeitet zu diesem Zweck die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten und/oder von den Gästen/Kunden/Mitarbeitern eingegebenen Daten  entsprechend der im jeweiligen Vertrag/bestätigten Angebot vereinbarten Leistungen, wie v.a.:
   1. • Nachrichten (postalisch, per E-Mail und/oder SMS) verschicken; -Beispiele: Einladung, Anmelde- / Abmeldebestätigung, wichtige Informationen zu Veranstaltung
      • Webformulare – Beispiele : Registrierungsseiten, Anmeldeseiten (z.B. Workshops), Kontaktformulare, Ticketshops, personalisierte User-Cockpits, administrative Bearbeitung
      • Zugangs- und Anwesenheitskontrolle & Check-in – Beispiel: Check-in vor Ort (ggf. inkl. Druck eines personalisierten Namenbadges), Zugangskontrolle zu bestimmten Bereichen, Anwesenheitserfassung für Workshops
      • Sonstige, freiwillige Teilnahme an Gäste-Incentives  –  Beispiele: Wettbewerbe, Gewinnspiele, Umfragen, Votings, Anforderung von Informationsmaterial, Anmeldung zu Newslettern
2. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der Leistungen, die zwischen der FLAVE GmbH und dem Auftraggeber vereinbart wurden.
3. Die Datenverarbeitung betrifft die personenbezogenen Daten der vom Auftraggeber eingeladenen Gäste/angemeldeten Teilnehmer für die vom Auftraggeber geplanten Veranstaltung. Die Daten umfassen je nach Art der Veranstaltung: Vorname, Nachname, Anrede, Geschlecht, akademischen Grad, Geburtstag, Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land), Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse, sonstige Kontaktdaten, etwaigen Ticket/Eintrittspreis, Präferenzen/Wünsche der Gäste und Teilnehmer, Ort- und Zeitpunkt der Veranstaltung, Sitzplatz, Unternehmenszugehörigkeit (Firma, Abteilung, Kontaktdaten), Zuordnung zu Gruppen, Gastnotizen, Fotos und Videos der Veranstaltung, Kommentare und Beurteilungen zur Veranstaltung und sonstige etwaige frei vom Kunden wählbare Informationen im Zusammenhang mit der Veranstaltung. Davon betroffen sind Gäste und Teilnehmer, die vom Veranstalter eingeladen bzw. sich zu der von ihm angebotenen Veranstaltung angemeldet haben.
4. Umfang, Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftraggeber sind im jeweiligen abgeschlossenen Vertrag/im jeweiligen bestätigten Angebot beschrieben. Etwaige Ergänzungen zu den benötigten personenbezogenen Daten erfolgen vom Arbeitgeber in schriftlicher Form. Die FLAVE GmbH erfasst bzw. verarbeitet darüber hinaus keine weiteren Daten der Teilnehmer.
5. Der Auftraggeber ist allein für die Rechtmäßigkeit der Daten, das Einholen gesetzlich vorgeschriebener Zustimmungen sowie der Nutzung der von der FLAVE GmbH zur Verfügung gestellten Funktionen verantwortlich.
6. Dauer der Auftragsverarbeitung: Die Datenverarbeitung erfolgt für die Dauer des jeweiligen Hauptvertrags/bestätigten Angebots zwischen der FLAVE GmbH und dem Auftraggeber.

 

2.       Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Im Verhältnis zwischen der FLAVE GmbH und dem Auftraggeber bestimmt allein der Auftraggeber den Zweck und die Mittel der Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Die FLAVE GmbH verarbeitet diese ausschließlich im Auftrag und im Interesse des Auftraggebers.
2. Der Auftraggeber ist verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung gemäß den für den Auftraggeber geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der Übermittlung der Daten an die FLAVE GmbH für die Zwecke der im Vertrag/bestätigten Angebot vereinbarten Dienstleistungen.
3. Die FLAVE GmbH ist verpflichtet, die personenbezogenen Daten nur für die im Vertrag/bestätigten Angebot vereinbarten Zwecke des Auftraggebers und für keinen anderen Zweck zu verarbeiten. Die FLAVE GmbH verpflichtet sich, die personenbezogenen Daten weder für eigene Zwecke noch für die Zwecke Dritter zu verwenden. Alle vom Auftraggeber in welcher Form auch immer übermittelten personenbezogenen Daten gelten als vertrauliche Informationen im Sinne der AGB der FLAVE GmbH und werden von dieser vertraulich behandelt.
4. Die FLAVE GmbH wird die personenbezogenen Daten nur mit den vereinbarten Mitteln und Einrichtungen verarbeiten und dies gemäß den Bestimmungen des Hauptvertrags und den dazugehörigen Bestandteilen.

3.     Weisungsbefugnis des Auftraggebers

1. Die FLAVE GmbH wird die personenbezogenen Daten nur gemäß den dokumentierten Weisungen des Auftraggebers und gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen verarbeiten.
2. Der Auftraggeber ist berechtigt, jederzeit Weisungen hinsichtlich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu erteilen. Der Auftraggeber kann ändern, ergänzen oder ersetzen, sowohl allgemein als auch im Einzelfall.
3. Alle Weisungen sind grundsätzlich in schriftlicher oder elektronischer Form (E-Mail) zu erteilen. Bei Gefahr in Verzug oder Dringlichkeit kann der Auftraggeber die Weisung auch mündlich (persönlich oder per Telefon) erteilen, er ist jedoch verpflichtet, die entsprechende Weisung nachträglich so rasch als möglich schriftlich oder elektronisch zu bestätigen.
4. Alle Weisungen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten sind nur durch die hierfür im Rahmen des Vertrags bestimmten Mitarbeiter des Auftraggebers zu erteilen.
5. Ist die FLAVE GmbH der Auffassung, dass die Einhaltung einer Weisung des Auftraggebers gegen Datenschutzgesetze verstoßen würde, weist die FLAVE GmbH den Auftraggeber hierauf unverzüglich hin und verlangt eine Entscheidung darüber. Die FLAVE GmbH kann die Umsetzung einer Weisung ruhen lassen, bis der Auftraggeber die Weisung bestätigt oder ändert.

4. Qualitätssicherung und Pflichten des Auftragnehmers

1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Daten und Verarbeitungsergebnisse ausschließlich im Rahmen der schriftlichen Aufträge des Auftraggebers zu verarbeiten. Erhält der Auftragnehmer einen behördlichen Auftrag, Daten des Auftraggebers herauszugeben, so hat er – sofern gesetzlich zulässig – den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren und die Behörde an diesen zu verweisen. Desgleichen bedarf eine Verarbeitung der Daten für eigene Zwecke des Auftragnehmers eines schriftlichen Auftrages. Wenn und soweit der Auftraggeber verpflichtet ist, Behörden Auskunft über die Verarbeitung durch den Auftragnehmer zu erteilen, ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftraggeber bei der Beantwortung im Rahmen des Zumutbaren zu unterstützen und alle notwendigen Informationen zur Verarbeitung durch den Auftragnehmer unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Die Kosten hierfür trägt der Auftraggeber, einschließlich der Kosten für den zeitlichen und sonstigen Aufwand der FLAVE GmbH zur Unterstützung des Auftraggebers.
2. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Datenverarbeitung nur Beschäftigte ein, die er vor Aufnahme der Tätigkeit zur Vertraulichkeit verpflichtet hat oder die einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen. Insbesondere bleibt die Verschwiegenheitsverpflichtung der mit der Datenverarbeitung beauftragten Personen auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit und Ausscheiden beim Auftragnehmer aufrecht.
3. Der Auftragnehmer erklärt rechtsverbindlich, dass er alle erforderlichen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung nach Art 32 DSGVO ergriffen hat. Einzelheiten sind der Anlage 1 über die Technisch-Organisatorische Maßnahmen (weiters TOM) zu entnehmen. Die TOM sind ein fester Bestandteil des Standard-AVV der FLAVE GmbH.  Soweit es von Seiten des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf der vorliegenden Standard-TOM der FLAVE GmbH gibt, ist dieser dem Auftragnehmer bekanntzugeben und einvernehmlich umzusetzen. Die TOM unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der in der geltenden TOM festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind seitens des Auftragnehmers zu dokumentieren. Der Auftragnehmer ist berechtigt und verpflichtet, die TOM dem jeweiligen Stand der Technik anzupassen.
4. Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber im Rahmen des Zumutbaren bei der Einhaltung der in den Art 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten (Datensicherheitsmaßnahmen, Meldungen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde, Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person, Datenschutz-Folgeabschätzung, vorherige Konsultation). Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung aller notwendigen Informationen über den Auftragnehmer und etwaige Sub-Auftragnehmer, ihre Unternehmen, Einrichtungen, technischen und organisatorischen Maßnahmen und die sonstigen Umstände der Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Auftraggebers. Die Kosten hierfür trägt der Auftraggeber, einschließlich des zeitlichen und sonstigen Aufwands der FLAVE GmbH zur Unterstützung des Auftraggebers.
5. Der Auftragnehmer hat für die vorliegende Auftragsverarbeitung ein Verarbeitungsverzeichnis nach Art 30 DSGVO zu errichten.
6. Dem Auftraggeber wird hinsichtlich der Verarbeitung der von ihm überlassenen Daten das Recht jederzeitiger Einsichtnahme und Kontrolle, sei es auch durch von ihm beauftragte Dritte, der Datenverarbeitungseinrichtungen eingeräumt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber jene Informationen zur Verfügung zu stellen, die zur Kontrolle der Einhaltung der in dieser Vereinbarung genannten Verpflichtungen notwendig sind.
7. Der Auftragnehmer hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach Art. 33, 34 DSGVO treffen, wird der Auftragnehmer ihn hierbei unterstützen. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, falls er der Ansicht ist, eine Weisung des Auftraggebers verstößt gegen Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten.
8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers: Der Auftragnehmer erstattet dem Auftraggeber Meldung, wenn Verstöße gegen Datenschutzvorschriften oder vertragliche Vereinbarungen, die dem Schutz der personenbezogenen Daten des Auftraggebers dienen, vorgefallen sind. Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass der Auftraggeber nach Art. 33, 34 DSGVO verpflichtet ist, Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten zu dokumentieren und unverzüglich, möglichst binnen 72 Stunden den Aufsichtsbehörden bzw. im Falle hoher Risiken der betroffenen Person zu melden. Sofern es zu solchen Verletzungen gekommen ist, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO bei der Einhaltung seiner Meldepflichten unterstützen. Er wird die Verletzungen dem Auftraggeber ohne Ansehen der Verursachung unverzüglich melden und hierbei zumindest folgende Informationen mitteilen

• eine Beschreibung der Art der Verletzung, der Kategorien und ungefähren Anzahl der betroffenen Personen und personenbezogenen Datensätze,
• Name und Kontaktdaten eines Ansprechpartners für weitere Informationen,
• eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung,
• eine Beschreibung der ergriffenen Maßnahmen zur Behebung oder Abmilderung der Verletzung.

 

5.       Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten

1. Der Auftragnehmer ergreift die technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit der Auftraggeber die Rechte der betroffenen Person nach Kapitel III der DSGVO (Information, Auskunft, Berichtigung und Löschung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, sowie automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall) innerhalb der gesetzlichen Fristen jederzeit erfüllen kann und überlässt dem Auftraggeber alle dafür notwendigen Informationen. Wird ein entsprechender Antrag an die FLAVE GmbH gerichtet, so hat diese als Auftragnehmer den Antrag unverzüglich an den Auftraggeber weiterzuleiten und dies dem Antragsteller mitzuteilen. Der Auftragnehmer ist nicht berechtigt, diese Aufforderungen oder Anfragen von Betroffenen selbst oder im Namen des Auftraggebers ohne dessen vorherige Zustimmung zu beantworten, es sei denn, er ist hierzu nach dem auf ihn anwendbaren zwingenden Recht verpflichtet. Wenn und soweit der Auftraggeber verpflichtet ist, Betroffenen Auskunft über die Verarbeitung durch den Auftragnehmer zu erteilen, ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftraggeber bei der Beantwortung im Rahmen des Zumutbaren zu unterstützen und alle notwendigen Informationen zur Verarbeitung durch den Auftragnehmer unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Die Kosten hierfür trägt der Auftraggeber, einschließlich der Kosten für den zeitlichen und sonstigen Aufwand der FLAVE GmbH zur Unterstützung des Auftraggebers.
2. Der Auftraggeber als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO verpflichtet sich, sämtliche Betroffenenrechte wie Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit und Widerspruchsrecht zu wahren und bei Weiterleitung diesbezüglicher Anfragen durch den Auftragsnehmer sofort tätig zu werden.

6.       Kontrollrechte und Pflichten des Auftragsgebers

1. Der Auftraggeber haftet dafür, dass die dem Auftraggeber zur Verarbeitung überlassenen Daten rechtmäßig erhoben wurden und der Auftragnehmer zur Datenverarbeitung gemäß des vorliegenden AVV sowie der Leistungsvereinbarung im Sinne der DSVGO berechtigt ist. Kommt es diesbezüglich zu Ansprüchen Dritter (z.B. von betroffenen Personen) so hält der Auftraggeber die FLAVE GmbH diesbezüglich schad-und klaglos.
2. Für die Beurteilung der Zulässigkeit der beauftragten Verarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte von Betroffenen ist allein der Auftraggeber verantwortlich.
3. Der Auftraggeber hat das Recht, einvernehmlich mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch von im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Der externe Prüfer darf kein Wettbewerber des Auftragnehmers oder ein eingesetzter Sub-Auftragsverarbeiter sein. Eine etwaige Vor-Ort-Prüfung muss mindestens 5 Werktage im Voraus angekündigt werden und hat während der Arbeitszeit des Auftragnehmers zu erfolgen, ohne zu erheblichen Beeinträchtigungen des Geschäftsbetriebs zu führen. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art 28 DSGVO, soweit erforderlich und möglich, überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der TOM (siehe Anlage 1) nachzuweisen. Die Kosten einer Prüfung/eines Audits trägt der Auftraggeber, einschließlich des zeitlichen und administrativen Aufwands der FLAVE GmbH.

7. Ort der Durchführung der Datenverarbeitung 

1. Alle Datenverarbeitungstätigkeiten unter dieser Vereinbarung werden grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR durchgeführt. Sofern Datenverarbeitungstätigkeiten – z.B. aus technischen Gründen – zumindest zum Teil auch außerhalb der EU bzw. des EWR durchgeführt wird, darf diese nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Das angemessene Datenschutzniveau ergibt sich aus: einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art 45 DSGVO

• oder verbindlichen internen Datenschutzvorschriften nach Art 47 iVm Art 46 Abs 2 lit b DSGVO oder Standarddatenschutzklauseln nach Art 46 Abs 2 lit c und d DSGVO
• oder genehmigten Verhaltensregeln nach Art 46 Abs 2 lit e iVm Art 40 DSGVO
• oder einen genehmigten Zertifizierungsmechanismus nach Art 46 Abs 2 lit f iVm Art 42 DSGVO
• oder von der Datenschutzbehörde bewilligte Vertragsklauseln nach Art 46 Abs 3 lit a DSGVO
• oder wird hergestellt durch sonstige Maßnahmen laut Art. 46 Abs. 2 lit. a, Abs. 3 lit. a und b DSGVO)

          Diese sind dem Auftraggeber auf Wunsch mitzuteilen.

8.     Sub-Auftragsverarbeiter

1. Der Auftragnehmer darf im Rahmen der Erfüllung der vereinbarten Leistung Sub-Auftragsverarbeiter beauftragen, wobei er diese sorgfältig auszuwählen hat. Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung jener Unterauftragnehmer (nachstehend Sub-Auftragsverarbeiter genannt) des Auftragnehmers zu (einsehbar unter Liste Sub-Auftragsverarbeiter).Bei Heranziehung eines Sub-Auftragnehmers, der nicht in der Liste angeführt ist, informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber auf elektronischen Weg vorab. Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, 10 Tage Einspruch zu erheben, andernfalls gilt die Beauftragung als genehmigt.   
2. Nimmt der Auftragnehmer einen Sub-Auftragsverarbeiter in Anspruch, um personenbezogene Daten im Namen des Auftraggebers zu verarbeiten, gelten für den Sub-Auftragsverarbeiter dieselben AVV und  TOM wie zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Insbesondere stellt der Auftragnehmer sicher, dass auch bei Einschaltung eines Sub-Auftragsverarbeiters die Art. 45ff. DSGVO eingehalten werden.
3. Wenn der Auftraggeber innerhalb von 10 Tagen nach der Mitteilung gegen den vom Auftragnehmer gewählten Sub-Auftragsverarbeiter Einspruch erhebt, kann der Auftragnehmer den Einspruch mit folgenden Maßnahmen ausräumen:

• Der Auftragnehmer wird den Sub-Auftragsverarbeiter für die Verarbeitung personenbezogener Daten des Auftraggebers nicht zum Einsatz bringen
• Es werden Maßnahmen ergriffen, um den wesentlichen Grund für den Einspruch des Auftraggebers auszuräumen
• Es unterbleibt die über den Sub-Auftragsverarbeiter vereinbarte Leistung, die im Fall einer bereits vorab bezahlten Vergütung zurückerstattet wird.
• Sollte der Auftraggeber keine dieser Varianten akzeptieren und wurde der Einspruch   nicht innerhalb von 30 Tagen nach dessen Eingang zur beiderseitigen Zufriedenheit ausgeräumt, kann jede Partei den Vertrag mit angemessener Frist außerordentlich kündigen. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten des Auftraggebers durch den vom Widerspruch umfassten Sub-Auftragsverarbeiter erfolgt nicht. Nicht als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung bei der Auftragsdurchführung in Anspruch nimmt, wie z.B. Telekommunikationsleistungen, Server-und Streamingdienstleistungen, Wartung- und Benutzerservice, Reinigungskräfte, Caterer oder Prüfer.  

9.       Löschung von Daten nach Auftragsende

• Der Auftragnehmer ist nach Beendigung dieser Vereinbarung verpflichtet, alle Verarbeitungsergebnisse und Unterlagen, die Daten enthalten, dem Auftraggeber je nach dessen Wunsch vollständig zu übergeben oder in dessen Auftrag zu vernichten. Wenn der Auftragnehmer die Daten in einem speziellen technischen Format verarbeitet, ist er verpflichtet, die Daten nach Beendigung dieser Vereinbarung entweder in diesem Format oder nach Wunsch des Auftraggebers in dem Format, in dem er die Daten vom Auftraggeber erhalten hat oder in einem anderen, gängigen Format herauszugeben.

10.    Allgemeine Bestimmungen

1. Keine Partei ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei berechtigt, Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag abzutreten, zu übertragen und hierüber in sonstiger Weise zu verfügen.
2. Dieser Standard AVV der FLAVE bildet zusammen mit dem AGBs der FLAVE GmbH, dem Hauptvertrag oder des bestätigten Angebots inkl. Leistungsverzeichnis die vollständige Vereinbarung in Bezug auf die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten.
3. Änderungen und Ergänzungen dieses AVV bedürfen der Schriftform
4. Sollten einzelne Bestimmungen dieses AVV unwirksam sein oder werden, bleibt hiervon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmungen gelten die gesetzlichen Regelungen.
5. Soweit nicht abweichend im Hauptvertrag geregelt, ist der Gerichtsstand für alle Streitigkeiten im Zusammenhang mit diesem AVV der Gerichtsstand des Auftragnehmers.

 

Stand: Feb. 2021 

AVV_FLAVE_StandFeb2021_mitAnlage1und2

AVV_FLAVE_StandFeb2021_mitAnlage1und2_EN 

Anlage 1 – Technisch-organisatorische Maßnahmen

1.Vertraulichkeit

• Zutrittskontrolle: Schutz vor unbefugtem Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen; Gesichertes Housing innerhalb der EU (Frankfurt); Rechenzentrumsbetreiber & -standort ISO27001:2013 und ISO9001 zertifiziert.

• Zugangskontrolle: Kennwörter (einschließlich entsprechender Policy); automatische Sperrmechanismen; kein physikalischer Zugriff auf die Hardware;

• Zugriffskontrolle: Standard-Berechtigungsprofile auf „need to know-Basis“; Standardprozess für Berechtigungsvergabe; Protokollierung von Zugriffen; periodische Überprüfung der vergebenen Berechtigungen;

• Trennungskontrolle: Dedizierter virtueller Server pro Kunde / Projekt; dedizierte Benutzerkonten & Passwörter, umfangreiches Berechtigungssystem; getrennte, Datenbanken;

• Pseudonymisierung: Gäste-/Kundendatensätze werden über UUIDs identifiziert; IP-Adressen werden temporär (bis Ende des Projekts) gesondert & verschlüsselt gespeichert um Sicherheitsvorfälle zu analysieren

2. Integrität

• Weitergabekontrolle: sämtliche ein- und ausgehenden Verbindungen werden verschlüsselt; Protokollierung von Zugriffen; sensiblere Daten werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert;

• Eingabekontrolle: Protokollierung; Versionierung; stündliche Backups;

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Verfügbarkeitskontrolle: Stündliche off-site Backups; unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV); Rechenzentrumsbetreiber & -Standort ISO27001:2013 und ISO9001 zertifiziert; Hardware RAID; Intrusion Prevention System (IPS), Permission-System um die Ausführung nicht autorisierter Anwendungen zu unterbinden; Virenschutzprogramme auf Server & Clients (Mitarbeiter des AN)
• Rasche Wiederherstellbarkeit durch stündliche Backups & Versionierung
• Kurze Löschungsfristen: Sowohl für Daten selbst als auch Metadaten wie Logfiles, udgl., spätestens mit Ende der Vereinbarung.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung 

• Grundsätze: Datenschutz ist Aufgabe des gesamten Unternehmens; es werden datenschutzfreundliche Technologien eingesetzt; IT-Sicherheit muss auf dem aktuellen Stand der Technik sein

• Datenschutz-Management: Durchgeführte Verarbeitungstätigkeiten werden einheitlich und nachweisbar dokumentiert; Weisungen von & ausgeführte Tätigkeiten für Kunden im Rahmen einer Auftragsverarbeitung werden kundenbezogen dokumentiert.

• Incident-Response-Management: Es bestehen interne Richtlinien und Prozesse zum Datenschutz, die bei Bedarf oder sich ändernden Voraussetzungen erweitert bzw. ergänzt werden.

• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Es werden für den jeweiligen Verarbeitungszweck geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die jedem Auftraggeber im Rahmen der Vereinbarung einer Auftragsverarbeitung zugesichert werden. Beispiele: Neue Objekte in der Berechtigungs- und Zugriffsverwaltung haben keinerlei Rechte im System und dürfen zunächst keine Daten-Inhalte sehen. Auswertungsergebnisse und Listen können nur von berechtigten Personen eingesehen werden.
• Auftragskontrolle: Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art 28 DS-GVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers; Verpflichtung der Beschäftigten des Auftragnehmers auf das Datengeheimnis; Bestellung eines Datenschutzbeauftragten; Bestellung eines Datenschutzkoordinators;

• Gerade im Prozess der ISO/IEC 27001:2017 & ISO/IEC 27018:2014-Zertifizierung; regelmäßiger Mitarbeiter-Schulungen;

 

Stand: Feb. 2021 

TOM_FLAVE_StandFeb2021

TOM_FLAVE_StandFeb2021_EN

Sub-Auftragsverarbeiter FLAVE GmbH

Für die Leistungserbringungen der FLAVE GmbH setzen wir folgende Subauftragsverarbeiter ein:

Name:	Amazon Web Services EMEA SARL
Adresse:	38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg
Leistung(en):	Backups, Cloud-Storage, Content Distribution
Ort der Datenverarbeitung	Luxemburg
Mehr Info:	https://aws.amazon.com/de/privacy/?nc1=f_pr

 

Name:	Sendgrid/Twilio Irland Limited
Adresse:	25-28 North Wall Quay, Dublin 1, Ireland
Leistung(en):	Emailversand / Spam-Tracking
Ort der Datenverarbeitung	Irland
Mehr Info:	https://www.twilio.com/legal/privacy https://www.twilio.com/legal/privacy#sendgrid-services https://www.twilio.com/legal/data-protection-addendum

 

Name:	Digital Ocean
Adresse:Z	Zekeringstraat 17 A, 1014 BM Amsterdam, Netherlands
Leistung(en):	Cloudcomputing, Networking, Back-ups
Ort der Datenverarbeitung	Deutschland, Frankfurt
Mehr Info:	https://www.digitalocean.com/legal/privacy-policy/

 

Name:	Ably Realtime Ltd
Adresse:	Labs Triangle, Chalk Farm Rd. London, NW 1 8 AB
Leistung(en):	Push Notifications
Ort der Datenverarbeitung	Großbritannien
Mehr Info:	https://ably.com/privacy

 

Subauftragsverarbeiter für Zahlungsabwicklung:

Name:	Stripe Payments Europe Ltd
Adresse:	1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland
Leistung(en):	Zahlungsabwicklung via Kreditkarte und Sofortüberweisung
Ort der Datenverarbeitung	In den Ländern, wo Stripe tätig ist. Ort behält sich Stripe unter Einhaltung der nötigen Datenschutzgesetze vor.
Mehr Info:	https://stripe.com/at/privacy-center/legal#data-transfers https://stripe.com/de/privacy

 

Voraussetzungen für Hinzuziehen von Sub-Auftragsverarbeiter, die nicht auf der Liste angeführt sind:

Die FLAVE GmbH informiert ihre Auftraggeber über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung von Subauftragsverarbeitern, die nicht auf dieser Liste stehen, auf elektronischem Wege mindestens 10 Tage vor der Änderung, Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt der Information gegen derartige Änderungen schriftlich Einspruch zu erheben. Falls kein schriftlicher Einspruch erfolgt, gilt die Hinzuziehung als genehmigt.

Nimmt die FLAVE GmbH einen anderen Sub-Auftragsverarbeiter als auf der Liste angegeben in Anspruch, um bestimmte Verarbeitungstätigkeiten im Namen des Auftraggebers auszuführen, so werden diesem Sub-Auftragsverarbeiter dieselben Datenschutzpflichten auferlegt.

Sollte ein Auftraggeber binnen 10 Tagen nach Mitteilung widersprechen, kann die FLAVE GmbH den Widerspruch mit folgenden Maßnahmen ausräumen: (a) Der Auftragnehmer wird den Sub-Auftragsverarbeiter für die Verarbeitung personenbezogener Daten des Auftraggebers nicht zum Einsatz bringen, (b) oder es werden Maßnahmen ergriffen, um den wesentlichen Grund für den Widerspruch des Auftraggebers auszuräumen, (c) oder es unterbleibt die über den betroffenen Sub-Auftragsverarbeiter erbrachte Leistung, die im Falle einer bereits vorab bezahlten Vergütung zurückerstattet wird. Sollte durch den Auftraggeber keine dieser Varianten akzeptiert werden und wurde dem Widerspruch nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang des Widerspruchs abgeholfen, kann jede Partei den Vertrag mit angemessener Frist außerordentlich kündigen.

Stand: Feb. 2021

Liste_Subauftragsverarbeiter_FLAVE_StandFeb2021

Liste_Subauftragsverarbeiter_FLAVE_StandFeb2021_EN