Part 1: Veranstaltungssicherheit. Personenidentifikation und Zutrittskontrollen als versteckte Sicherheitslücke

Im Zuge unserer letzten großen Veranstaltungseinsätze konnten wir feststellen, dass das Thema Sicherheit bei Events derzeit besonders relevant ist. Deshalb möchten wir unser Wissen und unsere Erfahrungen mit euch teilen und Aufklärung zum Thema Veranstaltungssicherheit schaffen. In einer Insights-Serie geben wir Empfehlungen, wie die Sicherheit auf Events gesteigert werden kann – besonderen Fokus legen wir dabei auf Softwarelösungen. In diesem ersten Beitrag befassen wir uns detailliert mit dem Thema „Identifikation“, genauer gesagt mit der Mitarbeiteridentifikation und der Besucherregistrierung.

Warum ist Sicherheit ein Thema?

Einerseits sagt uns der gesunde Menschenverstand, dass als Eventveranstalter gewisse Sicherheitsvorkehrungen präventiv getroffen werden müssen. Gäste sollen sich ohne Bedenken den Erlebnissen vor Ort widmen können und mit einem guten Gefühl nach Hause gehen. Unvorhersehbares wird leider dennoch von Zeit zu Zeit passieren – in diesem Fall müssen Veranstalter rasch und zielgerichtet agieren.

Andererseits gibt es aber auch rechtliche Bestimmungen, die in Bezug auf Veranstaltungssicherheit beachtet werden müssen. Bei Nichteinhalten drohen saftige Strafen oder auch eine Absage des Events. Bei uns in Österreich sind gesetzliche Vorschriften zu Veranstaltungen, wie so oft, Ländersache. Somit ergeben sich 9 teils unterschiedliche Gesetzestexte – eben je nach Veranstaltungsstandort. Das meiste haben sie aber alle gemein: es geht vor allem um Fluchtwege, Feuerschutz, Sanitäter und Erste Hilfe. Aspekte wie Ticketbetrug, Diebstahlschutz, Mitarbeiter- und Besucheridentifikation kommen hier etwas zu kurz. Dennoch sind dies wichtige Punkte eines umfassenden Veranstaltungssicherheitskonzepts.

In diesem Teil unserer Insights-Serie möchten wir zum Thema „Identifikation“ etwas ins Detail gehen. Neben der Besucheridentifikation muss auch die Mitarbeiteridentifikation bedacht werden, da sich sonst massive Sicherheitslücken ergeben können.

Fragen zu Veranstaltungssicherheit? Wir helfen dir gerne weiter – völlig unverbindlich!

Mitarbeiteridentifikation – eine schwerwiegende Sicherheitslücke bei Großveranstaltungen

Bei großen Events, wie beispielsweise einem Musikfestival, arbeiten oft innerhalb der Veranstaltung mehrere Unternehmen zusammen. Dies führt dazu, dass neben den Mitarbeitern des Eventorganisators auch externe Arbeitskräfte einen Mitarbeiterstatus vor Ort genießen. Um bei dem Beispiel eines Musikfestivals zu bleiben: zählt man das gesamte Barpersonal, alle Aussteller, Security-Kräfte, Bühnenbauer und sonstiges Personal zusammen, kommt man schnell auf über 1.000 Mitarbeiter, die sich auf dem Veranstaltungsgelände aufhalten. In der Regel wird bei der Zutrittskontrolle aber nur wenig differenziert – z.B. lediglich durch einen AAA-Ausweis für wichtige Personen. Wir haben selbst beobachtet, wie einfach es ist, mit einem Mitarbeiterband in den Backstage-Bereich zu gelangen. Was aber hat ein Barmitarbeiter dort verloren und was bedeutet das für die Veranstaltungssicherheit?

Wir möchten jetzt keineswegs Schwarzmalerei betreiben und von irgendwelchen bösen Absichten der Mitarbeiter ausgehen. Tatsächlich sollten sich Veranstalter aber überlegen, welchen Personen sie den Zutritt zu bestimmten Bereichen erteilen möchten und welchen Personen eben nicht!

Wir schlagen unseren Kunden meistens folgende Veranstaltungssicherheitslösung vor:

  • Step 1: Registrierung jedes Mitarbeiters. Jedes Unternehmen muss seine Mitarbeiter vorab anmelden und gewisse Stammdaten erfassen (z.B. Name, Telefonnummer, Email, Wohnanschrift, Ausweiskopie). Die Mitarbeiter werden vom Veranstalter in Gruppen eingeteilt, beispielsweise in Bühnenbauer, Barpersonal, Backstage-Betreuung und AAA.
  • Step 2: Regulierung der Zutrittsberechtigung. Gemeinsam mit dem Eventveranstalter überlegen wir uns ein Sicherheitskonzept, das die Veranstaltung in mehrere Bereiche unterteilt – beispielsweise: Backstage, Frontstage, AAA-Area, Presse- & VIP-Bereich, Mitarbeitercamping und Catering. Danach wird definiert, welche Mitarbeitergruppen den Zutritt zu den bestimmten Bereichen erhalten.
  • Step 3: Ausstattung mit einem NFC-Armband. Bei der Akkreditierung vor Ort bekommen die Eventmitarbeiter gegen Vorlage eines gültigen Lichtbildausweises ein personalisiertes NFC-Armband.
  • Step 4: Zutrittskontrolle. Das Sicherheitspersonal bei den Eingängen der gesperrten Bereiche bekommt kleine Handheld-Geräte, mit denen die NFC-Armbänder gescannt werden und der Zutritt gewährt oder verboten wird.

Ein weiterer Vorteil eines derartigen Systems ist, dass sämtliche Eventmitarbeiter zentral beim Veranstalter registriert werden. Somit weiß man immer Bescheid, welche Mitarbeiter am Gelände aus- und eingehen – und zwar in Echtzeit.

Wenn man die Veranstaltungssicherheit bei bestimmten Kongressen oder Events mit öffentlich bekannten Personen weiter erhöhen möchte, empfehlen sich auch NFC-fähige Mitarbeiterausweise mit Lichtbild, die sichtlich am Körper getragen werden müssen. Eine derartig hohe Sicherheitsstufe haben wir aber bisher selten erlebt.

Ausgabe von personalisierten Mitarbeiterausweisen

Mobile Zutrittskontrolle bei den Sicherheitsbereichen

Besucheridentifikation – lerne deine Eventbesucher näher kennen

Vergleichbar mit der Mitarbeiteridentifikation kann ein ähnliches System auch auf die Besucher der Veranstaltung übertragen werden. Der wichtigste Aspekt in Bezug auf Veranstaltungssicherheit ist hier, dass Tickets nicht mehr anonym erworben und eingelöst werden können, sondern jeder Eventbesucher persönlich bekannt ist. Das große Musikfestival Tomorrowland zeigt, dass dies auch im großen Stil umsetzbar ist.

Neben der geschaffenen Besuchertransparenz – wodurch beispielsweise verhindert werden kann, dass international gesuchte Personen das Veranstaltungsgelände betreten – ist ein weiterer Vorteil der Ticketpersonalisierung, dass erworbene Tickets nicht am Schwarzmarkt zu unkontrollierten Preisen weiterverkauft werden können.

Scan des personalisierten Tickets

NFC Verknüpfung

Ausgabe des Besucherarmbands

Eine Besucheridentifikation vorab kann für Marketingzwecke und zur Steigerung des Eventerlebnisses verwendet werden. Neben den klassischen veranstaltungsbezogenen Aussendungen (Mail und ggf. auch Post) kann auf Erlebnisstationen vor Ort eine weitere Integration geschaffen werden. Im Fokus soll dabei immer eine Win-Win-Situation für Besucher und Veranstalter stehen. Des Weiteren ist ein personalisiertes Ticket nicht nur für die Veranstaltungssicherheit von Bedeutung, sondern auch der erste Schritt zur erfolgreichen Umsetzung eines Cashless Payment Systems.

Aber Achtung! Die Verwendung der Besucherdaten sollte unbedingt in die AGB der Veranstaltung aufgenommen werden. Für eine weitere Nutzung der Kontaktdaten (z.B. Newsletter Aussendungen) müssen unbedingt die gesetzlichen Regelungen bezüglich des Opt-In beachtet werden (in Österreich im TKG § 107 geregelt).

Datenschutz

George Orwell hat uns schon in seinem 1949 erschienen Roman „1984“ eine totalitäre Überwachung kritisch „prophezeit“. Der Schutz der Privatsphäre ist selbstverständlich ein wichtiges Anliegen der meisten Menschen. Zweck einer Mitarbeiter- und auch Besucheridentifikation soll deshalb auch keine reine Überwachung sein. Ganz lässt sich eine derartige Kontrolle im Zuge der Veranstaltungssicherheit aber nicht vermeiden. Um den bitteren Beigeschmack für die Gäste und Mitarbeiter so süß wie möglich zu gestalten, muss die Einführung eines Gäste- bzw. Mitarbeiteridentifikationssystems also transparent kommuniziert werden.

Vom technischen Aspekt ist der Datenschutz einer Mitarbeiter- und Besucherregistrierung mit personalisierten NFC-Tags in allen Phasen gewährleistet. Persönliche Daten werden nie auf den NFC-Badges selbst gespeichert, wodurch auch ein Verlust des Badges bedenkenlos ist – selbstverständlich muss der Datensatz im Backend gesperrt werden oder die Verknüpfung zum NFC-Badge aufgehoben werden (dies ist bei uns eine problemlose Angelegenheit von ca. einer Minute). Die Verknüpfung von NFC-Tag und Person wird durch die zugeordnete ID des Chips im Backendsystem geschaffen.

Ein kleiner Tipp am Rande: Achte stets auf einen sicheren und geschützten Server des Anbieters – egal bei welcher Softwarelösung.

Durch Gäste- und Mitarbeiteridentifikation wird nicht nur die Veranstaltungssicherheit gesteigert. Besucher profitieren von weiteren Benefits, wie kürzere Wartezeiten bei den Check-Ins und vollautomatisierten Erlebnisstationen. Veranstalter können über die NFC-Ausweise für Mitarbeiter auch das Catering automatisieren. Man könnte dies beispielsweise so gestalten, dass ein bestimmtes Guthaben automatisch auf die Mitarbeiterkarten geladen wird, welches beim Bezahlen der Mahlzeiten abgebucht wird. Eine andere Möglichkeit wäre ein regulierter Check-In für Frühstück, Mittag- und Abendessen, der nur eine Mahlzeit pro Mitarbeiter zulässt.

Zusammenfassung

Veranstaltungssicherheit ist ein wichtiges und zugleich heikles Thema im Zuge der Eventorganisation. Einerseits werden bestimmte Punkte gesetzlich geregelt, die dem Veranstalter bei Nichterfüllung „den Kopf kosten“ können, andererseits ergeben sich auch durch nicht klar regulierte Themen, wie beispielsweise den Zutrittskontrollen am Veranstaltungsgelände, Sicherheitsrisiken.

Bei Großveranstaltungen kann eine schwerwiegende Sicherheitslücke geschlossen werden, indem eine digitalisierte Mitarbeiteridentifikation eingeführt wird. So kann garantiert werden, dass Zutrittsbefugnisse eingehalten werden. Auch eine Besucheridentifikation, beispielsweise durch NFC-Armbänder, steigert die allgemeine Veranstaltungssicherheit.

Bei weiteren Fragen zum Thema Mitarbeiteridentifikation, Besucherregistrierung und Veranstaltungssicherheit durch digitale Lösungen stehen wir gerne als Berater oder Dienstleister zur Verfügung.

Im nächsten Artikel unserer Insights-Serie befassen wir uns detailliert mit den Themen „Ticketbetrug“ und „Arten der Zutrittskontrolle“