Vier Technologien an denen Veranstalter nicht mehr vorbeikommen

Die Digitalisierung hat die Eventbranche auf vielen Ebenen bereichert. Veranstalter können Kosten senken, Umsätze maximieren und das Eventerlebnis für Besucher als auch Mitarbeiter steigern! Diese folgenden vier Technologien müssen Sie kennen!

1. RFID & NFC

Die Abkürzung NFC steht für Near Field Communication und ist ein Übertragungsstandard der RFID-Technologie (Radio Frequency Identification). Mit Hilfe von NFC können Daten kontaktlos über sehr kurze Strecken (bis zu ca. 10 cm) übertragen werden. Andere Sender-Empfänger-Systeme der RFID-Technologie hingegen funktionieren auch über weitere Distanzen.

Für Events eignet sich der Einsatz solcher Technologien vor allem für die Optimierung der Besucherlogistik. Mittels in Besucherausweisen oder -armbändern integrierter NFC-Chips, können Echtzeitstatistiken erstellt und Zutrittsrechte zu verschiedenen Bereichen erteilt oder verweigert werden. Aber auch in Sachen Event-Marketing bietet NFC zahlreiche Möglichkeiten:

Ein Beispiel: Der Gast erhält beim Check-In einen personalisierten NFC-Besucherausweis.

• Sobald der Gast registriert ist, wird automatisch ein Willkommens-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Besuchers versandt

• Am Veranstaltungsgelände gibt es Stationen, an denen sich der Besucher fotografieren lassen kann. Dank der im Besucherausweis gespeicherten Informationen, können die Fotos gleich per Mail an den Gast versendet werden

• Wenn der Gast Informationen benötigt, kann er mit einem kurzen Swipe (über das Display wischen) in der Nähe von Download-Stationen das Gewünschte anfordern und zugesendet bekommen

Solche Tools steigern nicht nur das Eventerlebnis der Besucher, sie ermöglichen Veranstaltern auch eine automatisierte Leadgenerierung. Nach der Veranstaltung können Besucher auf Basis der gesammelten Daten zielgruppenspezifisch angesprochen werden.

Auch die Veranstaltungssicherheit kann mittels RFID Technologie erhöht werden. Etwa indem Eintrittstickets personalisiert und dadurch Ticketbetrug und Schwarzmarktverkäufe verhindert werden.

2. Cashless Payment

Bargeldloses Bezahlen wird immer selbstverständlicher – auch bei Events. 2016 haben die großen österreichischen Musikfestivals erstmals Cashless Payment eingesetzt und auch im neuen Fußballstadion von Rapid Wien wird auf bargeldloses Bezahlen gesetzt. In der Regel wird dafür ebenfalls die NFC Technologie eingesetzt, da sie besonders sicher ist.

Cashless Payment gibt es in verschiedenen Ausführungen:

• Veranstalter können eine eigene, virtuelle Währung einführen (z.B. „Rapid Mari€“, Pearl, etc.) oder eine offizielle Währung nutzen. Geschlossene Payment Systeme mit eigener Währung bieten sich etwa bei wiederkehrenden Veranstaltungen an (stärkere Bindung der Besucher) oder bei internationalen Zielgruppen (keine Wechselkursprobleme)

• Sie haben die Wahl zwischen offenen Cashless Payment Systemen (durch Anbindung an Zahlungsanbieter wie Sixt, Card Complete etc., mit automatischer Rückbuchung nicht verbrauchter Beträge) oder geschlossenen Systemen (keine Rückbuchungen möglich)

Wichtig ist, vorab zu überlegen, wie der gesamte Prozess für den User gestaltet wird – vom erstmaligen Aufladen bis hin zur Rückerstattung des Restbetrags.

Bei erfolgreicher Implementierung eines bargeldlosen Bezahlsystems können Umsatzsteigerungen von bis zu 20 % erzielt werden.

3. 3D Kameras und UHF – die Zukunft des Besuchermanagements

Wie lässt sich das Besuchermanagement weiter optimieren? Passive Tracking-Systeme, die Besucherströme messen und zielgruppenspezifische Nachverfolgung ermöglichen, stehen ganz oben auf der Wunschliste der Veranstalter.  

In Zukunft könnten 3D-Kameras die Echtzeitüberwachung der Besucherströme ermöglichen. Hierzu werden am Veranstaltungsgelände in ca. 10 m Höhe kleine Kameras angebracht. Beim Check-In werden Besucher automatisch erfasst, wodurch eine sofortige Verknüpfung von Name und Foto-ID entsteht. In Notfällen können so einzelne Personen innerhalb von Sekunden am Veranstaltungsgelände ausfindig gemacht werden.

Auch UHF (Ultra-High-Frequency), eine weiterer RFID-Übertragungsstandard, kann für ein passives Tracking herangezogen werden. Gäste bekommen einen personalisierten Besucherausweis mit integriertem UHF-Chip. Beim Passieren von Gates oder Bodenantennen wird der Chip erfasst, wodurch Statistiken in Echtzeit ausgewertet werden können. Anders als beim NFC-System ist bei UHF kein Anhalten an ein Lesegerät oder Swipe nötig. Diese Technologie kommt etwa auch für die Zeiterfassung bei Marathonläufen zum Einsatz.

4. Browserlösungen statt Event-Apps

Vor einigen Jahren, als Smartphones den Markt eroberten, gab es auch einen Trend zu Event-Apps. Mittlerweile ist der App-Markt aber dermaßen überflutet, dass von derartigen Lösungen abgeraten werden muss. Wie viele Apps nutzen Sie täglich? Würden Sie sich extra für eine Veranstaltung eine App beschaffen? Event-Apps sind zudem sehr aufwändig in der Erstellung und müssen laufend gewartet werden – und zwar für jedes mobile Betriebssystem gesondert. Der Kosten-Nutzen-Faktor steht in keiner Relation.

Inzwischen gibt es viel einfachere Lösungen: Notifications, Geo-Tracking, Kamerafunktionen und mehr, können mittlerweile in Browsern umgesetzt werden. Es genügt also eine Landingpage für die Veranstaltung zu erstellen, die Ihre Gäste dann am Smartphone-Browser aufrufen können – egal ob Apple, Android oder anderes.

Egal für welche Veranstaltungslösungen Sie sich entscheiden – setzen Sie dabei auf Effizienz und Lead-Generierung! Bereits die Implementierung von kleinen, digitalen Erneuerungen kann eine erstaunliche Kostenoptimierung bringen.

Personenidentifikation und Zutrittskontrollen als versteckte Sicherheitslücken

Im Zuge unserer großen Veranstaltungseinsätze konnten wir feststellen, dass das Thema Sicherheit bei Events immer relevanter wird. Deshalb möchten wir unser Wissen und unsere Erfahrungen mit euch teilen und Aufklärung zum Thema Veranstaltungssicherheit schaffen. In unserer Blogserie „Veranstaltungssicherheit“ geben wir Empfehlungen, wie man als Veranstalter die Sicherheit auf Events steigern kann – besonderen Fokus legen wir dabei auf Softwarelösungen. 

Warum ist Sicherheit ein Thema?

Einerseits sagt uns der gesunde Menschenverstand, dass als Eventveranstalter gewisse Sicherheitsvorkehrungen präventiv getroffen werden müssen. Gäste sollen sich ohne Bedenken den Erlebnissen vor Ort widmen können und mit einem guten Gefühl nach Hause gehen. Unvorhersehbares kann leider dennoch von Zeit zu Zeit passieren – in diesem Fall müssen Veranstalter rasch und akkurat reagieren.

Andererseits gibt es aber auch rechtliche Bestimmungen, die in Bezug auf Veranstaltungssicherheit beachtet werden müssen. Bei Nichteinhalten drohen saftige Strafen oder auch eine Absage des Events. Bei uns in Österreich sind gesetzliche Vorschriften zu Veranstaltungen, wie so oft, Ländersache. Somit ergeben sich 9 teils unterschiedliche Gesetzestexte – eben je nach Veranstaltungsstandort. Das meiste haben sie aber alle gemein: es geht vor allem um Fluchtwege, Feuerschutz, Sanitäter und Erste Hilfe. Aspekte wie Ticketbetrug, Diebstahlschutz, Mitarbeiter- und Besucheridentifikation kommen hier etwas zu kurz. Dennoch sind dies wichtige Punkte eines umfassenden Veranstaltungssicherheitskonzepts.

In folgenden Parts der Blogserie gehen wir näher auf Themen zur Veranstaltungssicherheit ein: 

Part 1: Mitarbeiter- und Besucheridentifikation

Part 2: Ticketbetrug verhindern

Part 3: Zutrittskontrollen bei Veranstaltungen

Part 4: Praxisbeispiel – Lyconet Elite Seminar

Das dynamische Seating-Tool by FLAVE

Events und Sitzplatzzuweisungen können ziemlich stressig sein – deshalb haben wir uns bei FLAVE überlegt, wie wir unseren Kunden ihre Events noch weiter vereinfachen können. Das Ergebnis: das dynamische Seating-Tool by FLAVE. Ob für klassische Sitzreihen bei großen Events oder ein Galadinner-Setup – wir erleichtern mit unserem Seating-Tool die Abwicklung ihrer digitalen Sitzplatzzuweisung.

Ein Tool mit zahlreichen Funktionen

Mit dem FLAVE Seating-Tool ist fast alles möglich, was das Eventveranstalter-Herz bei der Platzzuweisung begehrt. Es ermöglicht dem Benutzer, Säle einfach zu planen, Sitzplätze im Vorfeld oder vor Ort automatisch oder manuell zuzuordnen und Begleitpersonen hinzuzufügen. All das kann im Alleingang geschehen oder in Zusammenarbeit mit dem Team, Kunden oder mit der Unterstützung von FLAVE – der Zugriff ist quasi unlimitiert erweiterbar. Kommentare können direkt im Plan hinterlassen werden und sind sofort für andere sichtbar. Das erleichtert die Zusammenarbeit und spart Zeit.

Der Plan wird grundsätzlich in 2D angezeigt, es kann aber jederzeit eine Vorschau in 3D erstellt und angezeigt werden. Pläne können entweder mittels Vorlagen oder durch eigenes Designen erstellt werden – natürlich können diese Pläne in Folge auch als Templates für kommende Events gespeichert und wiederverwendet werden. Unser Seating-Tool bietet zudem diverse Optionen von Sitzmöglichkeiten, Anordnungen und Objekten an, die im Plan eingezeichnet und skaliert werden können.

Eines der Features unseres Seating-Tools erlaubt zum Beispiel die Zuweisung von Jobtitel und Ernährungswünschen. Intoleranzen, Allergien oder vegetarische Lebensweise – jede Info kann hier hinterlegt und berücksichtigt werden. Zur einfacheren Darstellung werden diese farblich unterschiedlich dargestellt. Ebenso funktioniert es mit dem Jobtitel: Unterschiedliche Ränge werden verschieden kategorisiert. So sind die Platzzuweisungen und diverse andere individuelle Abläufe übersichtlicher organisiert und die Besucher können individuell betreut werden.

Jeder Plan und jedes Feature kann für andere einzeln freigeschalten und gemeinsam betrachtet oder bearbeitet werden.

Beispiel: 
(li. Gruppen-Verwaltungsansicht, re. Einzelansicht)

Mehrere Varianten für den Ablauf

Beim Check-In werden die Gäste entweder durch einen Ausdruck vor Ort über ihren Sitzplatz informiert oder, was sehr gerne als Option gewählt wird, man notiert die Sitzplatznummer manuell auf vorgedruckten Tischkarten. So ist es live am Event jederzeit möglich, auch noch in letzter Minute Änderungen vorzunehmen – denn der Platz ist erst dann gesperrt, wenn der Gast auch tatsächlich eingecheckt hat.

Schon jetzt, kurz nach dem Start des aktiven Einsatzes, haben wir zahlreiche zufriedene Kunden, die das integrierte FLAVE Seating-Tool nutzen. Sei es Ernst & Young, die Verleihung des Ulrich Wickert Preis für Kinderrechte in Berlin oder auch der ORF, der für seine gut besuchte, jährliche Programmvorschau auf unser Seating-Tool vertraut.

Wenn Sie mehr Infos zu dem Thema haben wollen, stehen wir Ihnen gerne als Berater zur Verfügung. Schreiben Sie uns gerne an info@flave.at