Part 1: Mitarbeiter- und Besucheridentifikation

In diesem Beitrag unseres Themenschwerpunkts „Veranstaltungssicherheit“ möchten wir zum Thema „Identifikation“ etwas ins Detail gehen. Neben der Besucheridentifikation muss auch die Mitarbeiteridentifikation bedacht werden, da sich sonst massive Sicherheitslücken ergeben können.

Mitarbeiteridentifikation – eine schwerwiegende Sicherheitslücke bei Großveranstaltungen

Bei großen Events, wie beispielsweise einem Musikfestival, arbeiten oft innerhalb der Veranstaltung mehrere Unternehmen zusammen. Dies führt dazu, dass neben den Mitarbeitern des Eventorganisators auch externe Arbeitskräfte einen Mitarbeiterstatus vor Ort genießen. Um bei dem Beispiel eines Musikfestivals zu bleiben: zählt man das gesamte Barpersonal, alle Aussteller, Security-Kräfte, Bühnenbauer und sonstiges Personal zusammen, kommt man schnell auf über 1.000 Mitarbeiter, die sich auf dem Veranstaltungsgelände aufhalten. In der Regel wird bei der Zutrittskontrolle aber nur wenig differenziert – z.B. lediglich durch einen AAA-Ausweis für wichtige Personen. Wir haben selbst beobachtet, wie einfach es ist, mit einem Mitarbeiterband in den Backstage-Bereich zu gelangen. Was hat ein Barmitarbeiter aber dort verloren und was bedeutet das für die Veranstaltungssicherheit? 

Wir möchten jetzt keineswegs Schwarzmalerei betreiben und von irgendwelchen bösen Absichten der Mitarbeiter ausgehen. Tatsächlich sollten sich Veranstalter aber überlegen, welchen Personen sie den Zutritt zu bestimmten Bereichen erteilen möchten und welchen Personen eben nicht!

Wir schlagen unseren Kunden meistens folgende Veranstaltungssicherheitslösungen vor:

  • Step 1: Registrierung jedes Mitarbeiters: Jedes Unternehmen muss seine Mitarbeiter vorab anmelden und gewisse Stammdaten erfassen (z.B. Name, Telefonnummer, Email, Wohnanschrift, Ausweiskopie). Die Mitarbeiter werden vom Veranstalter in Gruppen eingeteilt, beispielsweise in Bühnenbauer, Barpersonal, Backstage-Betreuung und AAA

  • Step 2: Regulierung der Zutrittsberechtigung: Gemeinsam mit dem Eventveranstalter überlegen wir uns ein Sicherheitskonzept, das die Veranstaltung in mehrere Bereiche unterteilt – beispielsweise: Backstage, Frontstage, AAA-Area, Presse- & VIP-Bereich, Mitarbeitercamping und Catering. Danach wird definiert, welche Mitarbeitergruppen den Zutritt zu den bestimmten Bereichen erhalten
  • Step 3: Ausstattung mit einem NFC-Armband: Bei der Akkreditierung vor Ort bekommen die Eventmitarbeiter gegen Vorlage eines gültigen Lichtbildausweises ein personalisiertes NFC-Armband
  • Step 4: Zutrittskontrolle: Das Sicherheitspersonal bei den Eingängen der gesperrten Bereiche bekommt kleine Handheldgeräte, mit denen die NFC-Armbänder gescannt werden und der Zutritt gewährt oder verboten wird

Ein weiterer Vorteil eines derartigen Systems ist, dass sämtliche Eventmitarbeiter zentral beim Veranstalter registriert werden. Somit weiß man immer Bescheid, welche Mitarbeiter am Gelände aus- und eingehen – und zwar in Echtzeit.

Wenn man die Veranstaltungssicherheit bei bestimmten Kongressen oder Events mit öffentlich bekannten Personen weiter erhöhen möchte, empfehlen sich auch NFC-fähige Mitarbeiterausweise mit Lichtbild, die sichtlich am Körper getragen werden müssen. Eine derartig hohe Sicherheitsstufe haben wir aber bisher selten erlebt.

Besucheridentifikation – lerne deine Eventbesucher näher kennen

Vergleichbar mit der Mitarbeiteridentifikation kann ein ähnliches System auch auf die Besucher der Veranstaltung übertragen werden. Der wichtigste Aspekt in Bezug auf Veranstaltungssicherheit ist hier, dass Tickets nicht mehr anonym erworben und eingelöst werden können, sondern jeder Eventbesucher persönlich bekannt ist. Das große Musikfestival Tomorrowland zeigt, dass dies auch im großen Stil umsetzbar ist.

Neben der geschaffenen Besuchertransparenz – wodurch beispielsweise verhindert werden kann, dass international gesuchte Personen das Veranstaltungsgelände betreten – ist ein weiterer Vorteil der Ticketpersonalisierung, dass erworbene Tickets nicht am Schwarzmarkt zu unkontrollierten Preisen weiterverkauft werden können.

Eine Besucheridentifikation vorab kann für Marketingzwecke und zur Steigerung des Eventerlebnisses verwendet werden. Neben den klassischen veranstaltungsbezogenen Aussendungen (Mail und ggf. auch Post) kann auf Erlebnisstationen vor Ort eine weitere Integration geschaffen werden. Im Fokus soll dabei immer eine Win-Win-Situation für Besucher und Veranstalter stehen. Des Weiteren ist ein personalisiertes Ticket nicht nur für die Veranstaltungssicherheit von Bedeutung, sondern auch der erste Schritt zur erfolgreichen Umsetzung eines Cashless Payment Systems.

Aber Achtung! Die Verwendung der Besucherdaten sollte unbedingt in die AGB der Veranstaltung aufgenommen werden. Für eine weitere Nutzung der Kontaktdaten (z.B. Newsletter Aussendungen) müssen unbedingt die gesetzlichen Regelungen bezüglich des Opt-In beachtet werden (in Österreich im TKG § 107 geregelt).

Datenschutz

George Orwell hat uns schon in seinem 1949 erschienen Roman „1984“ eine totalitäre Überwachung kritisch „prophezeit“. Der Schutz der Privatsphäre ist selbstverständlich ein wichtiges Anliegen der meisten Menschen. Zweck einer Mitarbeiter- und auch Besucheridentifikation soll deshalb auch keine reine Überwachung sein. Ganz lässt sich eine derartige Kontrolle im Zuge der Veranstaltungssicherheit aber nicht vermeiden. Um den bitteren Beigeschmack für die Gäste und Mitarbeiter so süß wie möglich zu gestalten, muss die Einführung eines Gäste- bzw. Mitarbeiteridentifikationssystems transparent kommuniziert werden. Kommuniziere keine klassischen Werbefloskeln, sondern spreche die Problematik ehrlich an: Es geht um die Veranstaltungssicherheit!

Vom technischen Aspekt ist der Datenschutz einer Mitarbeiter- und Besucherregistrierung mit personalisierten NFC-Tags in allen Phasen gewährleistet. 

Ein kleiner Tipp am Rande: Achte stets auf einen sicheren und geschützten Server des Anbieters – egal bei welcher Softwarelösung.

Durch eine Gäste- und Mitarbeiteridentifikation wird nicht nur die Veranstaltungssicherheit gesteigert. Besucher profitieren von weiteren Benefits, wie kürzere Wartezeiten bei den Check-Ins und vollautomatisierten Erlebnisstationen. Veranstalter können über die NFC-Ausweise für Mitarbeiter auch das Catering automatisieren.