Mit der Q&A- und Chat Funktion genauer auf Zuseher Fragen eingehen

Jeder Teilnehmer einer Konferenz, Tagung oder eines Vortrags kennt Q&As. Während und nach den virtuellen Sessions können in diesem Feature, Fragen schriftlich gestellt werden. Welche dann gleich von Moderatoren schriftlich beantwortet werden, oder direkt von dem Vortragenden aufgegriffen werden können. Der Vorteil dieser Funktion für die Veranstalter und Vortragenden ist die schnelle, unkomplizierte Beantwortung von vielen Fragen, die Möglichkeit auf die Q&As zu verweisen, und Unklarheiten aufzuklären. 

Auf Streamingwebsiten wie Twitch.com ist die live Chat Funktion mit Emojis, eigenen Abkürzungen und Chat Befehlen längst ein erprobter und wichtiger Teil des Engagements und der Funktion der Seite. Bei Konferenzen und anderen Livestreams wird dieses Feature nun auch entdeckt. Im Gegensatz zu reinen Questions and Answers ist der Chat auch für off-Topic Themen, zusätzliche Diskussionen und Materialien offen und nicht so streng moderiert wie ein Q&A. Mit unserer Chatfunktion können somit in Real Time Diskussionen, zusätzliche Materialien und Fragen an die Zuseher aber auch Präsenter gesendet werden und so das Viewer Engagement gesteigert werden.

​Zusätzliches Engagement dank Cheering Funktion

Bei Instagram ist es schon gang und gäbe, dass bei live Streams Herzen und Emojis über den Screen fliegen, um Emotionen und Engagement zu zeigen. Dieses Feature bringen wir nun auch zu unseren Livestreams. Das integrierte Feature kann bei verschiedenen Streams verwendet werden und die Standardreaktionen um personalisierte, erweitert werden. Diese real Time Reaktionen können und sollen die Aufmerksamkeit der Zuseherinnen sicherstellen und gleichzeitig ein spielerisches Element in die Livestreams bringen. Die Reaktionen können auch für Stimmungsbarometer und Polls des Publikums verwendet werden. 

Vorteile für die Veranstalter entstehen vor allem durch die Messbarkeit des Engagements anhand der gesendete Fragen, Reaktionen oder abgegebenen Tipps der Zuseherinnen. Zusätzlich zu der Messbarkeit des Engagements ist uns die Zufriedenheit der Zuseher wichtig. Mit unseren Engagementtools wird den Zusehern nicht nur die Möglichkeit gegeben ihre Meinung auszudrücken, sondern den Livestream aktiv mitzugestalten und zu verändern.

Jedes unserer Engagementtools kann zusätzlich noch personalisiert und nach der gewünschten CI designt werden. Zusätzlich können die Tools beliebig gemixt werden um das bestmögliche Engagement aus euren Zusehern herauszuholen. Natürlich kann auch ein Komplettpaket von uns gebaut werden, welches das Streaming Cockpit plus die gewünschten Extras bietet.

Professionell konzipierte Tagungen mit Live Show Character

Für andere Tagungen, wie z.B. für die Fachkräftetagung der Schörghuber Unternehmensgruppe, stellen wir die Tagungs-Plattform zur Verfügung und sind bei Bedarf zur Koordination des Livestreams vor Ort dabei.

Bei der Fachkräftetagung beispielsweise wurden die Keynotes, Vorträge und Moderation live produziert und über das von uns zur Verfügung gestellte und für die Unternehmensgruppe gebrandete Streaming-Cockpit übertragen. TeilnehmerInnen kamen nach einer Registrierung auf der Plattform direkt zu den Vorträgen.

Durch den PC direkt in die Kongresshalle

Eine andere Art der Tagung bietet auch unser virtueller Kongress. Mit einem 3D Framework, das an reale Messehallen angeglichen werden kann, mit eigens gestalteten Ständen bestückt werden kann und über Chatbots und Live-Stream Keynotes verfügt, bietet der virtuelle Kongress ein rundum Paket für unsere KundInnen. Die personalisierte 3D Map kann nach Vorstellung der KundInnen gestaltet werden und mit den (virtuellen) Ständen der Aussteller gefüllt und gebrandet werden. Die BesucherInnen erhalten hierbei einen Key und können so den Kongress von ihrem eigenen Rechner aus besuchen.

Vorteile für Veranstalter – Leadverfolgung und Besucher-Tracking von FLAVE

Durch den personalisierten Zugang in das White-Label Streaming Cockpit ist es weiterhin möglich, die klassischen Kanäle der Eventkommunikation zu nutzen. Während bei öffentlichen Streaming-Seiten die individuelle Customer Journey verloren geht, werden bei unserer Lösung die Gäste weiterhin zielgruppengerecht abgeholt. Angefangen von der personalisierten Einladung, bis hin zur Eventzusage und dem anschließenden persönlichen Livestream Zugang, wird den virtuellen Besuchern auch beim digitalen Eventauftritt das Eventerlebnis vermittelt.

Für den Veranstalter bietet dies wiederum den Vorteil, dass gewonnene Leads effizient weiterbehandelt werden können. Das Tracking mit FLAVE ermöglicht genau zu erfahren, für welche Themen sich die Gäste besonders interessieren – bis auf die Aktionen eines spezifischen Leads heruntergebrochen! Wo bei klassischen Messen und Kongressen das persönliche Gespräch, Visitenkarten und Sales-Notizen die Grundsteine der Nachbearbeitung legen, setzt FLAVE beim digitalen Eventerlebnis an. Messeunterlagen stehen digitalisiert zur Verfügung, Klicks eines Sales-Kontakts können ausgewertet werden und auch Besuchszeiten am digitalen Messestand werden erfasst. So steht der Sales-Nachbearbeitung nichts mehr im Wege!

Ab 8. Mai ist es soweit: Der „4GAMECHANGERS Roomservice“ eröffnet seine virtuelle Bühne für Kunst und Kultur

Die Corona-Krise versetzt die Eventbranche in einen Ausnahmezustand. Das Absagen aller geplanten Events und Konzerte in den nächsten Monaten trifft KünstlerInnen und Kulturschaffende besonders stark. Deshalb hat sich ProSiebenSat.1 PULS 4 etwas überlegt, und sich mit uns für die Umsetzung an einen (virtuellen) Tisch gesetzt, das Abhilfe schafft: Der 4GAMECHANGERS Roomservice.

Live: Vom Wohnzimmer ins Wohnzimmer

„Live-Auftritte direkt per Roomservice ins Wohnzimmer“ lautet das Motto. Der Roomservice soll KünstlerInnen und Kulturschaffenden während des Veranstaltungsverbots nachhaltig zu Gute kommen. Im Gegensatz zu bereits vorhandenen internationalen Social Media Angeboten, die kostenlose Events anbieten, bedeutet der Roomservice für uns, dass KünstlerInnen, SchriftstellerInnen, KabarettistInnen und weiteren Kulturschaffenden die Möglichkeit geboten wird, finanziell von ihren gelieferten Inhalten zu profitieren. Mitmachen können alle. So sind zwar etablierte Acts das „Zugpferd“ des Service, Nachwuchstalente haben aber ebenso die Möglichkeit, von ihren Auftritten zu profitieren. Die dargebotenen Auftritte aller Art haben eine durchschnittliche Länge von 50 Minuten. Dabei sollen 100% der Erlöse bei den KünstlerInnen landen.

FLAVE als verlässlicher Partner bei Technik und Lizenzen

FLAVE unterstützt das Projekt dank der langjährigen Erfahrung des Teams mit sicheren Ticketshops und Lizenzkontrollen. Dabei achten wir darauf, dass jeder genau zu den Streams Zugang erhält, die er oder sie erworben hat. Wir dienen sozusagen als Schnittstelle zwischen dem Contentmanagement-Team und dem Streaming-System bei ProSiebenSat.1 PULS 4. Der zusätzliche Vorteil, den wir hierbei bieten, ist, dass das Userengagement dank unserer Technologien genau gemessen werden kann und ersichtlich ist, wie viele User sich welchen Stream wie lange angesehen haben.

Die Anmeldung ist ab sofort unter 4gamechangers@prosiebensat1puls4.com möglich. Das Medienhaus unterstützt mit ihrem 4GAMECHANGERS-Team die Initiative uns sorgt für die Verbreitung auf sämtlichen Kanälen, hauptsächlich im TV. Zu sehen werden die Sessions über die Provider-Plattform 4gamechangers.io im Livestream sein, wo sie für weitere 44 Stunden On Demand zur Verfügung stehen.

Besonderer Dank gilt auch dem exklusiven Kooperationspartner von der Falco Privatstiftung, zu dessen Stiftungsauftrag und Kernaufgaben „die Förderung österreichischer Nachwuchskünstler“ und die „Erhaltung des künstlerischen Erbes von Falco“ zählen.

Das Start-Programm von „4GAMECHANGERS Roomservice“:

8. Mai

18:00 Uhr: „Karlin spielt eigenes Zeug“ – Alexander Karlin (70 MINUTEN // MUSIK)
20:00 Uhr: „WERISTdICHTER?“ – Alexandru Cosarca & Sarah Hauber (50 MINUTEN // THEATER)

9. Mai
19:00 Uhr: „Full Defizit“ – Harald Pomper (90 MINUTEN // KABARETT)
21:00 Uhr: „Marlyn & Stern“ – Lisa Stern & Co. (90 MINUTEN // MUSIK)

10. Mai
18:00 Uhr: „Tödlicher Crash im selbstfahrenden Auto“ – Barbara Wimmer (46 MINUTEN // LESUNG)
19:00 Uhr: „Nadiv Molcho“ – Nadiv Molcho (45 MINUTEN // KABARETT)
20:00 Uhr: „All4Austria – A Wiedasehn“ – Piotre Lueger & Co. (45 MINUTEN // MUSIK)

12. Mai
19:00 Uhr: „Sibylle Kefer Solo“ – Sibylle Kefer (60 MINUTEN // MUSIK)

13. Mai
19:00 Uhr: „argeWorte – Wortskulpturen von Mona May“ – Mona May, Peta Klotzberg & Peter Lang“ (60 MINUTEN // KABARETT)
20:00: „Singer-Songwriter-Soirée“ – Amelie Tobien (45 MINUTEN // MUSIK)

14. Mai
19:00 Uhr: „Eva D’s Wohnzimmer“ – Eva Daymanovi (50 MINUTEN // MUSIK; KABARETT ETC:)
20:30 Uhr: „WEANARISCH G’REDT, G’SUNGEN UND G’SPIELT“ – Tini Kainrath & Wolfgang „Fifi“ Pissecker & Co. (60 MINUTEN // KABARETT & MUSIK)

Einige weitere KünstlerInnen sind bereits in engerer Absprache mit ProSiebenSat.1 PULS 4, darunter: Michael Niavarani & Florian Scheuba, Adele Neuhauser & William Mang, Nadja Maleh uvm.

Wir wünschen euch viel Spaß und senden euch liebe Grüße aus unseren Homeoffices:

Event-Badges: Die richtige Wahl treffen

Event-Badges sind eine beliebte Variante, um Gäste und deren Check-in zu organisieren. Sie dienen meist in Form von Papier- oder Plastikkarten als Ausweis für die Besucheridentifikation vor Ort. Der Badge hat neben seinen Funktionen für den Event-Veranstalter, zur einfachen Organisation seiner Gäste, den Vorteil, dass er als Marketing-Tool eingesetzt werden kann. Rund 70% der Events die wir betreuen, verwenden irgendeine Art von Badge. Besucher heben sich besondere Event-Badges gerne auf oder teilen sie auf ihren Social Media-Kanälen mit ihrer Community. Das solltest du als Veranstalter auf jeden Fall bedenken und nutzen! Zum Beispiel mit einem besonderen Design, das gerne fotografiert und geteilt wird. Wir zeigen dir weiter unten ein paar Beispiele von kreativen Event-Badges, die es auf jeden Fall in den ein oder anderen Social Media-Post schaffen.

Der einzige Nachteil von Event-Badges gegenüber Wristbands ist bei manchen Event-Typen, wie zum Beispiel bei Festivals, dass sie wenig Sicherheit bieten und leichter weitergegeben werden können. Wir helfen dir in diesem Artikel gerne dabei einen Überblick und eine Idee zu bekommen, welche Art von Badge für deine Veranstaltung die richtige sein könnte.

Wenn du Fragen zu Event-Badges oder weiteren Event-Themen hast, kannst du dich gerne unter info@flave.at bei uns melden!

Hands on: eSports + FLAVE

eSports – bei dem Wort kommt Freude in unserem Team auf! Die österreichische eSports-Szene und FLAVE gehen schon lange Hand in Hand und jedes Mal sind wir mit Begeisterung bei den Events dabei. Wir stehen zahlreichen Gaming-Events mit unseren Tools und Expertise zur Verfügung, um dieser relativ jungen Branche unter die Arme zu greifen. Wir freuen uns bei so einem spannenden Thema als Dienstleister nicht nur beratend zur Seite zu stehen, sondern auch mit anpacken zu dürfen. Aber genug von unserer Begeisterung für eSports und dem fangirling und -boying, in diesem Blogbeitrag stellen wir einige dieser Events vor:

A1 eSports League

krone.at-eBundesliga

Aufgaben von FLAVE:

• Anmeldeseite
• Check-in
• Koordination der TurnierteilnehmerInnen

Hier hieß es eFußballer aufgepasst! Die krone.at-eBundesliga, die größte virtuelle Fußball-Liga Österreichs, startete mit einer Anmeldephase, die von FLAVE eingerichtet wurde. Dabei konnten sich die SpielerInnen für einen der 12 Bundesliga Klubs entscheiden und bekamen sofort die passenden Turnierzeiten angezeigt. Nach Bestätigung und automatischer Validierung der Daten wurde man, dank einer Schnittstelle zu Toornament.com, im Turnierbaum vorgemerkt. Am Turniertag selbst erhielten die TeilnehmerInnen eine personalisierte SMS mit der Anleitung zum Online-Check-in zum Turnier.

Diese erste Anmeldephase führte zur Online-Qualifikation, bei der sich die SpielerInnen beweisen mussten, um sich für das jeweilige Klub-Event des gewählten Klubs zu qualifizieren. Während der Qualifikationsturniere der krone.at-eBundesliga traten tausende TeilnehmerInnen für insgesamt 12 teilnehmende Klubs in FIFA 20 gegeneinander an, um am Ende ins Finale der größten virtuellen Fußball-Liga Österreichs einzuziehen. Dabei geht es am Ende um ein sattes Preisgeld von insgesamt 15.000 Euro. Wir haben hierfür die Koordination der tausenden SpielerInnen bei den insgesamt 12 Vorausscheidungen bei jedem Club vor Ort übernommen. Dazu gehörte auch der Check-in bei allen Vereinen sowie im Finale. Später wurden auch durch FLAVE eigene Ergebnis-Screens und Turnierbäume in der eBundesliga CI ausgespielt, die auch im Livestream verwendet wurden. 

Für weitere Informationen und Auskunft zu unseren Projekten und Tools, melden Sie sich gerne bei uns unter info@flave.at

Unser Team wächst: Nachwuchstalente bei FLAVE 

Da wir uns laufend neue Herausforderungen stellen und neue spannende Kunden dazu gewinnen, haben wir auch unser Team um junge Talente erweitert. So erhalten wir neue Perspektiven und bringen frischen Wind ins Team! Für unseren technischen Leiter, Peter Lampesberger, hat die Qualitätssicherung und Kundenzufriedenheit oberste Priorität. Daher ist der Ausbau des Teams um weitere begabte Entwickler für uns essenziell, um die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen und im besten Fall übertreffen zu können.

Wir setzen auf lokale Nachwuchsprogrammierer, die wir in unserem Unternehmen aus- und weiterbilden. Peter Lampesberger stellt sein Nachwuchsteam vor:

v.l.n.r. Peter Zinner, Ing. Peter Lampesberger, Dominik Grünberger, Leart Rustemi

Peter Z. hat seine Matura an der Handelsakademie Korneuburg abgeschlossen und war nach seinem Zivildienst als Rettungssanitäter beim Roten Kreuz dort noch zusätzliche 1,5 Jahre ehrenamtlich im Einsatz. Seit einem Jahr studiert er Webdevelopment auf dem SAE INSTITUTE Wien.

In seiner Freizeit spielt er gerne Gitarre und leidenschaftlich gern Fußball, nachdem er bis kürzlich 16 Jahre lang beim SV Langenzersdorf gespielt hat. Ebenso programmiert er selbst außerhalb unseres Büros und seiner Arbeitszeit mit Vergnügen.

Neben seiner Tätigkeit bei FLAVE als Junior Webdeveloper ist er auch in der eSports-Szene als eSports-Referee im Einsatz, wo er bei diversen Wettbewerben und Events mitarbeitet – denn die Gaming- und eSports-Szene ist eine weitere Leidenschaft unseres Nachwuchsprogrammierers.

Dominik hat kürzlich seine Matura an der HTL Hollabrunn im Lehrgang Mechatronik abgeschlossen. In seiner Freizeit treibt er gerne Open Source Softwares voran und programmiert nun auch beruflich bei uns. Zudem lebt unser leidenschaftlicher Festivalgeher für die Musik.

Neben seiner Tätigkeit hier bei FLAVE unterstützt er auch den österreichischen eSport und wirkt ehrenamtlich als eSport Referee bei unterschiedlichsten Gaming-Wettbewerben und -Events mit.

Leart ist unser neuestes Mitglied im FLAVE-Team. Er hat seine Matura an der HTL Donaustadt im Lehrgang Informatik abgeschlossen und war danach während seines Zivildienstes beim Roten Kreuz im Einsatz. Gleich danach hat sein Weg in unser Team als Junior Webdeveloper geführt.

In seiner Freizeit spielt er zum Ausgleich gerne Fußball und Tischtennis. Auch in ihm schlägt ein Musiker-Herz und so bastelt er Zuhause gerne an ein paar Beats und lebt sich auch in Photoshop kreativ aus. Sein technisches Verständnis nutzt er nicht nur bei uns, sondern auch in seiner Freizeit – da programmiert er gerne und widmet sich ebenfalls dem Gaming.

Das Aushängeschild jeder Veranstaltung: Eventfotos 

In Zeiten von Instagram & Co sind Eventfotos das Um und Auf für Besucher. Die hohe Bereitschaft Eventfotos auf allen erdenklichen Sozialen Netzwerken zu teilen, bietet ein großes Potential um die eigene Marke zu verbreiten, ein wiederkehrendes Event bekannter zu machen oder auch um eine Botschaft zu vermitteln. Die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos.

Um dabei eine möglichst hohe Reichweite zu erreichen und um ein besonderes Erlebnis für die Besucher mit tollen Erinnerungen zu schaffen, ist die rasche Erreichbarkeit der Fotos für die Besucher erheblich. FLAVE bietet deshalb Lösungen, um dies schnell und einfach umzusetzen – ohne langwierigen Abstimmungsprozessen.

Unsere Fotobox

Die Fotobox von FLAVE ist eine statische Kamera, die beliebig am Veranstaltungsort platziert und gebrandet werden kann. Anbieter von Fotoboxen gibt es viele, sei es Snapify.at, Fotobox.at oder der Retro-Look von Lachkastl.at. Sollen die Besucher aber ihre Fotos sofort digital erhalten, muss eine besondere Technik her: NFC. Mithilfe der NFC-Armbänder oder –Badges der Besucher ist es möglich, die Fotos durch Anhalten an die Kamera sofort personalisiert per E-Mail zugestellt zu bekommen.

Mobile Kamera mit Tagging 

Wir statten die Eventfotografen gerne mit unserer mobilen Kamera mit Tagging-Funktion aus. Die Funktion ermöglicht es, dass das jeweilige NFC- Armband oder –Badge nach dem Fotografieren, wie auch bei der statischen Fotobox, an die Kamera angehalten werden kann und der oder die fotografierten Personen das Foto direkt per E-Mail zugeschickt bekommen. So gerät kein Foto für den Besucher in Vergessenheit und kann sofort über Soziale Medien geteilt werden.

Die Technologie ist für alle Canon Kameras kompatibel. Sollte der Eventfotograf selbst keine besitzen, stellen wir gerne unsere eigenen Kameras zur Verfügung.

Tipps für Ihre Eventfotos von Eventfotograf Niklas Schnaubelt: 

• Man sollte den Fotografen vorm Event in die Planung miteinbeziehen und sich gemeinsam überlegen, welche Bilder man haben möchte und mit welchem Ziel. Dem Veranstalter sollte bewusst sein, was die Fotos vermitteln sollen, dann kann der Fotograf Tipps geben und von Anfang an mitteilen, was er vor Ort für die Fotos benötigt

• Besonders bei wiederkehrenden Events ist es wichtig, dass die Eventfotos einen eigenen Look haben und sich von der Masse abheben. Das kann mit Filtern, Wasserzeichen oder Logos passieren – auch das kann man mit dem Fotografen besprechen und sich als Veranstalter beraten lassen. In jedem Fall sollte es zur Corporate Identity des Unternehmens passen und der Look sich so durch das Event und die Fotos durchziehen

• Um am Ende einer Veranstaltung genau die Eventfotos zu haben, die man als Veranstalter benötigt und haben wollte, muss man sich vorab genau mit dem Fotografen abstimmen. Wichtige Punkte sind zum Beispiel Ort und Zeit der Fotos oder welche Produkte, Logos oder Personen unbedingt auf den Fotos sein müssen

• Die Beleuchtung der Eventlocation spiegelt sich in den Fotos wieder. Der Fotograf kann zwar immer einen Blitz verwenden, aber sollte die Veranstaltung z.B. eine rote Bühnenbeleuchtung haben, wird man dieses in den Gesichtern auf den Fotos immer sehen

• Jeder Dienstleister freut sich darüber, wenn auf die jeweiligen Bedürfnisse geachtet wird. Dienstleister wie Fotografen haben meist nicht die Zeit gleichzeitig mit den Gästen zu essen oder zu trinken. Daher ist es toll, wenn Veranstalter für Dienstleister etwas weglegen oder Getränke auch unabhängig von Pausen etc. zur Verfügung stellen. Ebenso wird oft Platz zum Ablegen oder Verwahren von Equipment benötigt. Ein weiterer 

  Bonus ist, wenn jeder Mitarbeiter vor Ort weiß, wo die nächste Toilette oder Steckdose zur Verfügung steht 😉

Hier können Sie Niklas Schnaubelt erreichen: Instagram, Facebook, E-Mail, Website

Vier Technologien an denen Veranstalter nicht mehr vorbeikommen

Die Digitalisierung hat die Eventbranche auf vielen Ebenen bereichert. Veranstalter können Kosten senken, Umsätze maximieren und das Eventerlebnis für Besucher als auch Mitarbeiter steigern! Diese folgenden vier Technologien müssen Sie kennen!

1. RFID & NFC

Die Abkürzung NFC steht für Near Field Communication und ist ein Übertragungsstandard der RFID-Technologie (Radio Frequency Identification). Mit Hilfe von NFC können Daten kontaktlos über sehr kurze Strecken (bis zu ca. 10 cm) übertragen werden. Andere Sender-Empfänger-Systeme der RFID-Technologie hingegen funktionieren auch über weitere Distanzen.

Für Events eignet sich der Einsatz solcher Technologien vor allem für die Optimierung der Besucherlogistik. Mittels in Besucherausweisen oder -armbändern integrierter NFC-Chips, können Echtzeitstatistiken erstellt und Zutrittsrechte zu verschiedenen Bereichen erteilt oder verweigert werden. Aber auch in Sachen Event-Marketing bietet NFC zahlreiche Möglichkeiten:

Ein Beispiel: Der Gast erhält beim Check-In einen personalisierten NFC-Besucherausweis.

• Sobald der Gast registriert ist, wird automatisch ein Willkommens-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Besuchers versandt

• Am Veranstaltungsgelände gibt es Stationen, an denen sich der Besucher fotografieren lassen kann. Dank der im Besucherausweis gespeicherten Informationen, können die Fotos gleich per Mail an den Gast versendet werden

• Wenn der Gast Informationen benötigt, kann er mit einem kurzen Swipe (über das Display wischen) in der Nähe von Download-Stationen das Gewünschte anfordern und zugesendet bekommen

Solche Tools steigern nicht nur das Eventerlebnis der Besucher, sie ermöglichen Veranstaltern auch eine automatisierte Leadgenerierung. Nach der Veranstaltung können Besucher auf Basis der gesammelten Daten zielgruppenspezifisch angesprochen werden.

Auch die Veranstaltungssicherheit kann mittels RFID Technologie erhöht werden. Etwa indem Eintrittstickets personalisiert und dadurch Ticketbetrug und Schwarzmarktverkäufe verhindert werden.

2. Cashless Payment

Bargeldloses Bezahlen wird immer selbstverständlicher – auch bei Events. 2016 haben die großen österreichischen Musikfestivals erstmals Cashless Payment eingesetzt und auch im neuen Fußballstadion von Rapid Wien wird auf bargeldloses Bezahlen gesetzt. In der Regel wird dafür ebenfalls die NFC Technologie eingesetzt, da sie besonders sicher ist.

Cashless Payment gibt es in verschiedenen Ausführungen:

• Veranstalter können eine eigene, virtuelle Währung einführen (z.B. „Rapid Mari€“, Pearl, etc.) oder eine offizielle Währung nutzen. Geschlossene Payment Systeme mit eigener Währung bieten sich etwa bei wiederkehrenden Veranstaltungen an (stärkere Bindung der Besucher) oder bei internationalen Zielgruppen (keine Wechselkursprobleme)

• Sie haben die Wahl zwischen offenen Cashless Payment Systemen (durch Anbindung an Zahlungsanbieter wie Sixt, Card Complete etc., mit automatischer Rückbuchung nicht verbrauchter Beträge) oder geschlossenen Systemen (keine Rückbuchungen möglich)

Wichtig ist, vorab zu überlegen, wie der gesamte Prozess für den User gestaltet wird – vom erstmaligen Aufladen bis hin zur Rückerstattung des Restbetrags.

Bei erfolgreicher Implementierung eines bargeldlosen Bezahlsystems können Umsatzsteigerungen von bis zu 20 % erzielt werden.

3. 3D Kameras und UHF – die Zukunft des Besuchermanagements

Wie lässt sich das Besuchermanagement weiter optimieren? Passive Tracking-Systeme, die Besucherströme messen und zielgruppenspezifische Nachverfolgung ermöglichen, stehen ganz oben auf der Wunschliste der Veranstalter.  

In Zukunft könnten 3D-Kameras die Echtzeitüberwachung der Besucherströme ermöglichen. Hierzu werden am Veranstaltungsgelände in ca. 10 m Höhe kleine Kameras angebracht. Beim Check-In werden Besucher automatisch erfasst, wodurch eine sofortige Verknüpfung von Name und Foto-ID entsteht. In Notfällen können so einzelne Personen innerhalb von Sekunden am Veranstaltungsgelände ausfindig gemacht werden.

Auch UHF (Ultra-High-Frequency), eine weiterer RFID-Übertragungsstandard, kann für ein passives Tracking herangezogen werden. Gäste bekommen einen personalisierten Besucherausweis mit integriertem UHF-Chip. Beim Passieren von Gates oder Bodenantennen wird der Chip erfasst, wodurch Statistiken in Echtzeit ausgewertet werden können. Anders als beim NFC-System ist bei UHF kein Anhalten an ein Lesegerät oder Swipe nötig. Diese Technologie kommt etwa auch für die Zeiterfassung bei Marathonläufen zum Einsatz.

4. Browserlösungen statt Event-Apps

Vor einigen Jahren, als Smartphones den Markt eroberten, gab es auch einen Trend zu Event-Apps. Mittlerweile ist der App-Markt aber dermaßen überflutet, dass von derartigen Lösungen abgeraten werden muss. Wie viele Apps nutzen Sie täglich? Würden Sie sich extra für eine Veranstaltung eine App beschaffen? Event-Apps sind zudem sehr aufwändig in der Erstellung und müssen laufend gewartet werden – und zwar für jedes mobile Betriebssystem gesondert. Der Kosten-Nutzen-Faktor steht in keiner Relation.

Inzwischen gibt es viel einfachere Lösungen: Notifications, Geo-Tracking, Kamerafunktionen und mehr, können mittlerweile in Browsern umgesetzt werden. Es genügt also eine Landingpage für die Veranstaltung zu erstellen, die Ihre Gäste dann am Smartphone-Browser aufrufen können – egal ob Apple, Android oder anderes.

Egal für welche Veranstaltungslösungen Sie sich entscheiden – setzen Sie dabei auf Effizienz und Lead-Generierung! Bereits die Implementierung von kleinen, digitalen Erneuerungen kann eine erstaunliche Kostenoptimierung bringen.

Mitarbeiteridentifikation – eine schwerwiegende Sicherheitslücke bei Großveranstaltungen

Bei großen Events, wie beispielsweise einem Musikfestival, arbeiten oft innerhalb der Veranstaltung mehrere Unternehmen zusammen. Dies führt dazu, dass neben den Mitarbeitern des Eventorganisators auch externe Arbeitskräfte einen Mitarbeiterstatus vor Ort genießen. Um bei dem Beispiel eines Musikfestivals zu bleiben: zählt man das gesamte Barpersonal, alle Aussteller, Security-Kräfte, Bühnenbauer und sonstiges Personal zusammen, kommt man schnell auf über 1.000 Mitarbeiter, die sich auf dem Veranstaltungsgelände aufhalten. In der Regel wird bei der Zutrittskontrolle aber nur wenig differenziert – z.B. lediglich durch einen AAA-Ausweis für wichtige Personen. Wir haben selbst beobachtet, wie einfach es ist, mit einem Mitarbeiterband in den Backstage-Bereich zu gelangen. Was hat ein Barmitarbeiter aber dort verloren und was bedeutet das für die Veranstaltungssicherheit? 

Wir möchten jetzt keineswegs Schwarzmalerei betreiben und von irgendwelchen bösen Absichten der Mitarbeiter ausgehen. Tatsächlich sollten sich Veranstalter aber überlegen, welchen Personen sie den Zutritt zu bestimmten Bereichen erteilen möchten und welchen Personen eben nicht!

Wir schlagen unseren Kunden meistens folgende Veranstaltungssicherheitslösungen vor:

• Step 1: Registrierung jedes Mitarbeiters: Jedes Unternehmen muss seine Mitarbeiter vorab anmelden und gewisse Stammdaten erfassen (z.B. Name, Telefonnummer, Email, Wohnanschrift, Ausweiskopie). Die Mitarbeiter werden vom Veranstalter in Gruppen eingeteilt, beispielsweise in Bühnenbauer, Barpersonal, Backstage-Betreuung und AAA

• Step 2: Regulierung der Zutrittsberechtigung: Gemeinsam mit dem Eventveranstalter überlegen wir uns ein Sicherheitskonzept, das die Veranstaltung in mehrere Bereiche unterteilt – beispielsweise: Backstage, Frontstage, AAA-Area, Presse- & VIP-Bereich, Mitarbeitercamping und Catering. Danach wird definiert, welche Mitarbeitergruppen den Zutritt zu den bestimmten Bereichen erhalten
• Step 3: Ausstattung mit einem NFC-Armband: Bei der Akkreditierung vor Ort bekommen die Eventmitarbeiter gegen Vorlage eines gültigen Lichtbildausweises ein personalisiertes NFC-Armband
• Step 4: Zutrittskontrolle: Das Sicherheitspersonal bei den Eingängen der gesperrten Bereiche bekommt kleine Handheldgeräte, mit denen die NFC-Armbänder gescannt werden und der Zutritt gewährt oder verboten wird

Ein weiterer Vorteil eines derartigen Systems ist, dass sämtliche Eventmitarbeiter zentral beim Veranstalter registriert werden. Somit weiß man immer Bescheid, welche Mitarbeiter am Gelände aus- und eingehen – und zwar in Echtzeit.

Wenn man die Veranstaltungssicherheit bei bestimmten Kongressen oder Events mit öffentlich bekannten Personen weiter erhöhen möchte, empfehlen sich auch NFC-fähige Mitarbeiterausweise mit Lichtbild, die sichtlich am Körper getragen werden müssen. Eine derartig hohe Sicherheitsstufe haben wir aber bisher selten erlebt.

Besucheridentifikation – lerne deine Eventbesucher näher kennen

Vergleichbar mit der Mitarbeiteridentifikation kann ein ähnliches System auch auf die Besucher der Veranstaltung übertragen werden. Der wichtigste Aspekt in Bezug auf Veranstaltungssicherheit ist hier, dass Tickets nicht mehr anonym erworben und eingelöst werden können, sondern jeder Eventbesucher persönlich bekannt ist. Das große Musikfestival Tomorrowland zeigt, dass dies auch im großen Stil umsetzbar ist.

Neben der geschaffenen Besuchertransparenz – wodurch beispielsweise verhindert werden kann, dass international gesuchte Personen das Veranstaltungsgelände betreten – ist ein weiterer Vorteil der Ticketpersonalisierung, dass erworbene Tickets nicht am Schwarzmarkt zu unkontrollierten Preisen weiterverkauft werden können.

Eine Besucheridentifikation vorab kann für Marketingzwecke und zur Steigerung des Eventerlebnisses verwendet werden. Neben den klassischen veranstaltungsbezogenen Aussendungen (Mail und ggf. auch Post) kann auf Erlebnisstationen vor Ort eine weitere Integration geschaffen werden. Im Fokus soll dabei immer eine Win-Win-Situation für Besucher und Veranstalter stehen. Des Weiteren ist ein personalisiertes Ticket nicht nur für die Veranstaltungssicherheit von Bedeutung, sondern auch der erste Schritt zur erfolgreichen Umsetzung eines Cashless Payment Systems.

Aber Achtung! Die Verwendung der Besucherdaten sollte unbedingt in die AGB der Veranstaltung aufgenommen werden. Für eine weitere Nutzung der Kontaktdaten (z.B. Newsletter Aussendungen) müssen unbedingt die gesetzlichen Regelungen bezüglich des Opt-In beachtet werden (in Österreich im TKG § 107 geregelt).

Datenschutz

George Orwell hat uns schon in seinem 1949 erschienen Roman „1984“ eine totalitäre Überwachung kritisch „prophezeit“. Der Schutz der Privatsphäre ist selbstverständlich ein wichtiges Anliegen der meisten Menschen. Zweck einer Mitarbeiter- und auch Besucheridentifikation soll deshalb auch keine reine Überwachung sein. Ganz lässt sich eine derartige Kontrolle im Zuge der Veranstaltungssicherheit aber nicht vermeiden. Um den bitteren Beigeschmack für die Gäste und Mitarbeiter so süß wie möglich zu gestalten, muss die Einführung eines Gäste- bzw. Mitarbeiteridentifikationssystems transparent kommuniziert werden. Kommuniziere keine klassischen Werbefloskeln, sondern spreche die Problematik ehrlich an: Es geht um die Veranstaltungssicherheit!

Vom technischen Aspekt ist der Datenschutz einer Mitarbeiter- und Besucherregistrierung mit personalisierten NFC-Tags in allen Phasen gewährleistet. 

Ein kleiner Tipp am Rande: Achte stets auf einen sicheren und geschützten Server des Anbieters – egal bei welcher Softwarelösung.

Durch eine Gäste- und Mitarbeiteridentifikation wird nicht nur die Veranstaltungssicherheit gesteigert. Besucher profitieren von weiteren Benefits, wie kürzere Wartezeiten bei den Check-Ins und vollautomatisierten Erlebnisstationen. Veranstalter können über die NFC-Ausweise für Mitarbeiter auch das Catering automatisieren. 

Personenidentifikation und Zutrittskontrollen als versteckte Sicherheitslücken

Im Zuge unserer großen Veranstaltungseinsätze konnten wir feststellen, dass das Thema Sicherheit bei Events immer relevanter wird. Deshalb möchten wir unser Wissen und unsere Erfahrungen mit euch teilen und Aufklärung zum Thema Veranstaltungssicherheit schaffen. In unserer Blogserie „Veranstaltungssicherheit“ geben wir Empfehlungen, wie man als Veranstalter die Sicherheit auf Events steigern kann – besonderen Fokus legen wir dabei auf Softwarelösungen. 

Warum ist Sicherheit ein Thema?

Einerseits sagt uns der gesunde Menschenverstand, dass als Eventveranstalter gewisse Sicherheitsvorkehrungen präventiv getroffen werden müssen. Gäste sollen sich ohne Bedenken den Erlebnissen vor Ort widmen können und mit einem guten Gefühl nach Hause gehen. Unvorhersehbares kann leider dennoch von Zeit zu Zeit passieren – in diesem Fall müssen Veranstalter rasch und akkurat reagieren.

Andererseits gibt es aber auch rechtliche Bestimmungen, die in Bezug auf Veranstaltungssicherheit beachtet werden müssen. Bei Nichteinhalten drohen saftige Strafen oder auch eine Absage des Events. Bei uns in Österreich sind gesetzliche Vorschriften zu Veranstaltungen, wie so oft, Ländersache. Somit ergeben sich 9 teils unterschiedliche Gesetzestexte – eben je nach Veranstaltungsstandort. Das meiste haben sie aber alle gemein: es geht vor allem um Fluchtwege, Feuerschutz, Sanitäter und Erste Hilfe. Aspekte wie Ticketbetrug, Diebstahlschutz, Mitarbeiter- und Besucheridentifikation kommen hier etwas zu kurz. Dennoch sind dies wichtige Punkte eines umfassenden Veranstaltungssicherheitskonzepts.

In folgenden Parts der Blogserie gehen wir näher auf Themen zur Veranstaltungssicherheit ein: 

Part 1: Mitarbeiter- und Besucheridentifikation

Part 2: Ticketbetrug verhindern

Part 3: Zutrittskontrollen bei Veranstaltungen

Part 4: Praxisbeispiel – Lyconet Elite Seminar